Era internet yang berkembang pesat telah memperjelas bahwa aplikasi obrolan sederhana tidak lagi menjadi kebutuhan saat ini, terutama untuk useran komunikasi perusahaan.
Setiap beberapa bulan, semakin banyak aplikasi office chat dengan fitur yang berbeda muncul. Perusahaan teknologi dan investor terkenal memperlakukan ‘perangkat lunak perpesanan tempat kerja’ sebagai hal besar berikutnya.
Baru-baru ini, Slack menerima investasi $250 juta dari perusahaan teknologi Jepang, SoftBank, sehingga total pendanaan mereka menjadi $790 juta, dan menjanjikan pengenalan fitur yang lebih canggih.
Bhavin Turakhia, seorang Miliarder India telah menginvestasikan $45 juta di Flock, sebuah Alternatif Slack yang ia dirikan bersama!
Intinya adalah di masa depan, karyawan dan pengusaha akan melakukan banyak pekerjaan melalui satu aplikasi obrolan bisnis khusus, alih-alih bolak-balik di antara beberapa aplikasi.
Ergo, para pengusaha saat ini mencoba untuk mempercepat masa depan tempat kerja virtual dengan melindungi taruhan mereka pada fitur-fitur canggih seperti ‘burnout’ Pasukan Messenger, di mana user dapat memulai obrolan rahasia satu lawan satu. Percakapan kelelahan ini akan dihapus secara otomatis setelah penghitung waktu yang ditentukan telah kedaluwarsa.
Obrolan di tempat kerja pasti tumbuh, pada tingkat yang mengkhawatirkan. Perusahaan seperti Slack, Skype, Flock, dan Microsoft Teams berusaha keras untuk memasukkan ‘fitur pembunuh’ untuk mendorong adopsi interface mereka.
Dalam artikel ini, kita telah membahas 7 fitur yang membuat aplikasi obrolan perusahaan menjadi kuat:
1. Jendela Obrolan Rahasia
Tidakkah Anda menginginkan jendela percakapan pribadi, tempat Anda dapat mengobrol dengan siapa saja, dan percakapan tidak disimpan di mana pun.
Untuk perusahaan yang sangat sadar akan keamanan, fitur tersebut adalah kebutuhan saat ini.
Memiliki jendela obrolan rahasia memungkinkan user atau anggota tim untuk melakukan percakapan dengan peserta yang dipilih, dalam jangka waktu yang ditentukan.
Misalnya- Pasukan Messenger, aplikasi Wire dan aplikasi sejenis lainnya tersedia di pasar untuk Obrolan Rahasia. Nah, jika kita berbicara tentang aplikasi messenger Pasukan, itu adalah aplikasi obrolan kantor yang ramah user, semakin populer karena ‘fitur Burnout,’ yang merupakan fitur privasi luar biasa dengan pengatur waktu yang telah dipilih sebelumnya.
Menggunakan Burnout, user dapat memilih opsi pengatur waktu yang diinginkan dan memulai obrolan satu lawan satu dengan penerima. Fitur ini hanya berfungsi setelah penerima menerima permintaan percakapan obrolan yang kehabisan tenaga. Setelah ini, jendela burnout terpisah muncul untuk memulai obrolan. Percakapan burnout ini akan dihapus secara otomatis setelah penghitung waktu kedaluwarsa, atau ketika user telah meninggalkan jendela obrolan burnout.
2. Enkripsi dan Privasi Data
Terabyte data yang dikirim melalui aplikasi obrolan bisnis menyimpan data rahasia perusahaan besar, yang sering dimuat, dibagikan, dan disimpan.
Data ini, ketika diakses oleh peretas, dapat menyebabkan kerugian besar dan potensi ancaman bagi perusahaan.
Di sinilah Enkripsi End-to-End masuk ke dalam gambar.
- E2E adalah sistem komunikasi di mana hanya individu yang berkomunikasi tertentu yang dapat membaca pesan yang dibagikan atau disimpan dalam aplikasi obrolan.
- Sistem eksklusif ini dirancang dan dikembangkan untuk mengurangi potensi ancaman dari akses pihak ketiga karena tidak ada yang dapat memecahkan kode data atau pembobolan.
Dengan kata sederhana, E2E adalah sistem keamanan yang sangat berharga, canggih, dan terbaru, yang mencegah semua jenis data diakses atau dibaca oleh pihak ketiga, saat sedang dibagikan dari satu perangkat ke perangkat lainnya.
Itulah sebabnya fitur Enkripsi dikenal sebagai salah satu fitur paling canggih dari aplikasi obrolan perusahaan.
Tim Microsoft untuk Enkripsi, Kepatuhan, dan Keamanan
- Dengan Kepatuhan dan perlindungan Data Office 365, Microsoft Teams mengenkripsi semua data yang dikirimkan dari perangkat, setiap saat, dengan model operasional yang membatasi akses ke data pelanggan.
- Data dienkripsi baik saat transit maupun saat istirahat.
- Teams disajikan dari jaringan pusat data global skala besar Microsoft, yang disediakan dalam Office 365.
- Tim memenuhi semua standar kepatuhan utama termasuk:
- BAA
- ISO 27001
- HIPAA
- ISO 27018
- SSAE 16
- SOC1
- SOC2
3. Sinkronisasi Data dan Cloud
Aplikasi obrolan apa pun yang membatasi sinkronisasi data, sudah usang, khususnya dirancang untuk obrolan bisnis.
Cloud Computing adalah masa depan. Ini ekspansif, kuat, dan akan terus menyediakan lebih banyak fitur.
- Layanan Cloud seperti sinkronisasi data memungkinkan perusahaan untuk menyimpan file mereka di tempat yang berbeda, yang membuatnya tetap mutakhir.
- Saat Anda atau anggota tim Anda membuat perubahan dalam dokumen tertentu, dari perangkat Anda, perubahan tersebut secara otomatis diterapkan ke semua perangkat lain.
- Untuk aplikasi Enterprise Chat, ini berarti riwayat obrolan, media yang dibagikan, dokumen yang ditransfer disimpan dengan aman, dan dapat diakses di mana saja, kapan saja.
Oleh karena itu, Cloud Synchronization atau Cloud Storage adalah salah satu fitur terbaik untuk tim yang menggunakan perangkat berbeda untuk mengakses aplikasi atau data yang dibagikan.
Sinkronisasi Data telah menjadi fitur integral dari aplikasi obrolan kantor, terutama tim yang berkolaborasi secara virtual. Sangat sering, file yang dibagikan memiliki bagian dan bagian yang menjangkau berbagai departemen dan aspek proyek.
Menggunakan file in-line dan berbagi dokumen, anggota tim dapat mendiskusikan gambaran yang lebih besar dan berkolaborasi untuk kemahiran suatu produk.
RocketChat untuk Sinkronisasi Cloud Tercanggih
- Dokumen, file, video, dan foto – termasuk dari service penyimpanan cloud yang berbeda, dapat ditransfer dari perangkat apa pun (aplikasi desktop atau seluler).
- Saat user menjalani hari mereka dan beralih dari satu perangkat ke perangkat lain, RocketChat secara instan dan otomatis menyinkronkan semua pesan, dokumen, dan file mereka, sehingga mereka mengakses file yang baru diperbarui kapan pun diperlukan.
- Dengan RocketChat, Berbagi file, mengedit, atau menemukannya menjadi mudah dan aman, di mana pun Anda berada. Lihat : Cara menginstal RocketChat di Ubuntu.
4. Tetap Hidup dan Terhubung
Agar setiap perusahaan berfungsi dengan baik, komunikasi adalah kuncinya. Ini adalah faktor ‘make or break’ utama. Perusahaan dengan sejumlah besar karyawan dan pemangku kepentingan perlu melakukan konferensi audio, video, dan web saat bepergian.
Dengan demikian, aplikasi yang memungkinkan hosting rapat online yang mudah dan efisien, secara real-time, adalah kebutuhan saat ini.
Aplikasi Enterprise Chat harus Dilengkapi dengan fitur yang memungkinkan sesama user mengetahui ketersediaan anggota tim lainnya, dan memastikan interaksi yang mudah di antara mereka. Ini harus memiliki fitur yang memungkinkan anggota tim untuk terhubung satu sama lain, secara individu, dan dalam kelompok.
- Jadwalkan dan lakukan rapat saat bepergian
- Terlepas dari panggilan audio dan video HD berkualitas, itu harus memfasilitasi alat konferensi web tambahan seperti anotasi dan papan tulis untuk mengatur teks dan gambar.
- Peserta harus dapat melihat anotasi yang dibuat di papan tulis untuk mendapatkan pemahaman tentang ide, brainstorming solusi, dan mendiskusikan konten.
- Rapat dan Pesan harus disiarkan ke banyak peserta dan pengiriman konten harus mudah
Skype untuk Komunikasi yang Mulus
Skype adalah solusi ideal untuk komunikasi dan kolaborasi bisnis. Aplikasi ini menawarkan banyak sekali fitur yang membuat komunikasi menjadi mudah dan sangat efisien:
- Pesan cerdas
- Panggilan Video Audio dan HD
- Berbagi Layar Desktop
- Subtitle Langsung
- Rekaman Panggilan
- Panggilan telepon dengan tarif rendah
- Biaya tetap untuk panggilan masuk internasional tanpa batas
- Terjemahan real-time dari panggilan suara dan video
- Latar Belakang Kabur
- Nomor telepon lokal
- Percakapan Pribadi
5. Integrasi: Kawanan
Integrasi alat pihak ketiga menjadi fitur integral dari aplikasi obrolan perusahaan. Aplikasi obrolan bisnis yang tidak memiliki integrasi yang tepat mungkin memiliki risiko churn yang lebih besar.
- Orang-orang akhir-akhir ini mengeluhkan ‘kelelahan alat’ karena menggunakan begitu banyak aplikasi untuk tujuan yang berbeda.
- Ini berarti mereka mencari aplikasi yang mencegah mereka beralih ke satu alat ke alat lainnya. Pada dasarnya, mereka menginginkan solusi all-in-one, dan itulah mengapa Integrasi adalah masa depan.
Integrasi pihak ketiga menawarkan beberapa keuntungan, termasuk memuaskan user dan menghemat uang Anda, karena Anda tidak perlu mengembangkan fitur eksklusif, yang sudah ditawarkan oleh vendor pihak ketiga.
Kawanan untuk Integrasi:
Dengan 60+ integrasi pihak ketiga, Flock bukan hanya aplikasi obrolan biasa. Ini telah mengubah dirinya menjadi pusat komunikasi lengkap yang menyederhanakan interaksi dan komunikasi bisnis.
Bisnis saat ini dapat mencapai berbagai keuntungan bisnis dengan mengintegrasikan Flock Workspace mereka dengan aplikasi lain. Pengguna Flock dapat membangun alur kerja yang cerdas dengan mengintegrasikan aplikasi yang menawarkan kombinasi fitur.
Pengguna Flock dapat memperluas kemampuan Flock Workspace mereka dengan mengintegrasikannya dengan alat pihak ketiga dari kategori berikut
- Analitik
- Desain
- Alat pengembang
- Komunikasi
- Dukungan pelanggan
- Manajemen file
- SDM & budaya tim
- Pemasaran
- Manajemen kantor
- Keamanan & kepatuhan
- Produktivitas Keuangan
- Manajemen proyek
- Suara & video
- Media & baru
6. Multi-Platform: Matriks
Aplikasi obrolan perusahaan yang ideal harus kompatibel dengan platform yang berbeda, harus sinkron dengan permintaan user.
Pengembang aplikasi harus mencari tahu dan menemukan platform seluler paling terkenal (atau platform dengan permintaan user yang tinggi), dan menjamin bahwa aplikasi tersebut bekerja dengan mudah pada semuanya. Tidak ada yang bisa memprediksi suatu hari ketika satu platform seluler akan memiliki pangsa pasar 100%, jadi penting untuk memenuhi cakupan terluas dan memenuhi preferensi multi-platform.
Matriks sebagai Aplikasi Obrolan Multi-platform
Karena Matrix adalah jaringan terbuka untuk komunikasi yang terdesentralisasi dan aman, Matrix mendukung SDK untuk berbagai platform, termasuk:
- iOS
- interface UI yang dapat digunakan kembali org untuk iOS
- Android
- JavaScript
- Java API untuk Matrix ClientServer Protocol
- Python
- SDK Client Matrix untuk GLib
- SDK untuk membangun aplikasi komunikasi Matrix di Ruby
7. Pemberitahuan Dorong
Pemberitahuan Push telah menjadi bagian penting dari setiap aplikasi obrolan bisnis. Mereka terdengar seperti fitur sederhana tetapi sangat penting untuk memastikan bahwa semua anggota tim mengendalikan notifikasi yang diterima, dan juga menghindari kehilangan sesuatu yang membutuhkan perhatian segera.
Slack untuk Pemberitahuan Push
Slack dikenal karena menawarkan kontrol mendalam untuk semua jenis notifikasi.
Di tab Pengaturan, user dapat melihat seluruh halaman untuk preferensi Pemberitahuan:
- Pemberitahuan Kata Kunci untuk saluran tertentu
- Atur waktu Anda tidak ingin diberi tahu
- Atur waktu Anda ingin diberi tahu
- Peringatan audio
- Pemberitahuan Munculan
- Pemberitahuan untuk semua pesan baru
- Pemberitahuan untuk balasan ke utas yang diikuti user
- Matikan semua notifikasi
- Pengaturan yang berbeda untuk perangkat seluler yang berbeda
Membungkus
Komunikasi terpadu telah menyediakan koleksi saluran komunikasi baru yang menarik, dan mobilitas dengan memfasilitasi mereka untuk pergi ke mana pun memungkinkan user untuk dapat diakses dan produktif.
Di sini ukuran keberhasilan adalah sejauh mana user menyebarkan dan menggunakannya. Perpaduan aplikasi yang mendorong dunia di arena konsumen dengan kedatangan tenaga kerja zaman baru memengaruhi orang untuk mengharapkan pengalaman aplikasi yang sama di tempat kerja juga. Departemen TI harus menanggapi lingkungan baru ini dan mencari solusi yang mengintegrasikan kualitas integrasi, kedekatan, dan kolaborasi dalam platform komunikasi terpadu seluler.
Penulis Guest Bio : Md Mohsin Ansari adalah Manajer Pemasaran di Troop Messenger – Mohsin bertanggung jawab untuk menganalisis tren pasar, demografi, dan menangani semua saluran promosi dan media.