Istilah “kumpulan data” mengacu pada serangkaian nilai terkait yang diperoleh dari database terpusat. Data dapat berupa apa saja, mulai dari informasi rantai pasokan hingga catatan karyawan. Data dapat dihasilkan secara otomatis atau manual untuk analisis menggunakan seluruh kumpulan data atau subset nilai. Perangkat lunak basis data dirancang untuk menangani berbagai fungsi yang terkait dengan kumpulan data, termasuk sinkronisasi dan verifikasi informasi.
Penatalayan data memastikan setiap informasi yang dikumpulkan oleh perusahaan digunakan secara efektif dan efisien.
Dalam pengertian yang sangat mendasar, setiap kumpulan data yang dikumpulkan untuk tujuan analisis adalah kumpulan data. Metode pengumpulan data dapat mempengaruhi keakuratan nilai dalam kumpulan dan dengan demikian hasil analisis. Jika kumpulan data merupakan bagian dari eksperimen kuantitatif sederhana yang tidak melibatkan kumpulan data yang besar, pengumpulan data manual dapat cukup andal. Sebaliknya, jika kumpulan data besar, proses pengumpulan data otomatis akan menjadi yang paling akurat dan tepat.
Keakuratan dan ketepatan nilai yang terkandung dalam kumpulan data selalu penting tetapi mungkin penting untuk beberapa industri yang bergantung pada pelacakan lacak balak dalam rantai pasokan. Jaringan Sinkronisasi Data Global (GSDN) mengesahkan kumpulan data dan memfasilitasi proses sinkronisasi data dengan melakukan audit tahunan pada semua kumpulan data bersertifikasi GDSN. Data rantai pasokan yang ditangkap dalam kumpulan data bersertifikat GDSN terkait dengan nomor lokasi global (GLN) dan nomor item perdagangan global (GLIT). Kedua nomor ini digunakan untuk mengidentifikasi lokasi yang relevan dan item terkait untuk perdagangan, masing-masing, saat item melewati rantai pasokan dari produsen ke konsumen.
Dalam kasus lain, kumpulan data diakses secara otomatis oleh perangkat lunak basis data saat komputer melakukan booting atau selama proses penginstalan atau peningkatan. Proses ini melibatkan transfer dan verifikasi informasi antar database. Informasi yang ditransfer dan diverifikasi adalah kumpulan data. Jika kesalahan kumpulan data muncul selama proses, mungkin ada masalah dengan data, seperti file boot yang rusak, pengaturan yang salah pada hard drive, atau hard drive yang rusak.
Untuk database kustom yang berisi catatan karyawan atau data suhu historis, akses ke kumpulan data dapat bersifat pribadi atau dibagikan. Kolam renang pribadi tidak dapat dilihat atau diakses oleh siapa pun selain administrator. Kumpulan bersama dapat diakses oleh orang lain yang dapat menambahkan, mengedit, atau menghapus nilai. Data dapat dimasukkan secara otomatis, manual dan diimpor atau diekspor dari spreadsheet. Kumpulan berbasis web biasanya dimanipulasi oleh administrator tetapi dibagikan sehingga pengguna online dapat melihat dan mengekspor data untuk berbagai tujuan.