Manajemen proyek

Manajemen proyek adalah proses yang memastikan bahwa proyek dikembangkan dari awal sampai akhir dengan semua sumber daya yang ditugaskan dan dalam waktu yang dijadwalkan.

Manajemen proyek adalah disiplin yang telah dipelajari terutama dari pengalaman. Tidak seperti apa yang terjadi dengan manajemen bisnis pada umumnya, tidak banyak bibliografi yang terkait.

Dan itu adalah bahwa proyek dapat memiliki sifat yang berbeda; komersial, lingkungan, hukum, pendidikan, dll. dan untuk setiap area ada batasan dan faktor yang dapat mempengaruhi proyek untuk mengalami perubahan pada desain aslinya, perpanjangan waktu, atau sumber daya.

Fitur manajemen proyek

Sulit untuk menunjukkannya dalam definisi, tetapi dapat disederhanakan sebagai berikut.

Sebuah proyek memiliki tujuan, yang harus dipecah menjadi beberapa yang lebih spesifik. Ya, sangat mirip dengan investigasi, tetapi untuk kasus ini, untuk setiap tujuan tertentu setidaknya harus ada komponen berikut:

Waktu eksekusi.

Tujuan eksekusi.

Sumber daya terkait.

Jadwal pelaksanaan (Maret hingga Desember, misalnya, termasuk semua hari non-kerja, seperti hari libur dan hari libur bank).

Indikator pemantauan.

Bertanggung jawab atas tujuan itu.

Alat yang sangat berguna untuk manajemen proyek adalah Gantt Chart, yang memungkinkan Anda memvisualisasikan proyek secara grafis, mendistribusikan setiap tahapannya dalam warna.

Hal lain yang sangat penting adalah pemantauan permanen dan rencana darurat untuk setiap kasus.

Saat merancang proyek, ada baiknya membuat daftar risiko yang mungkin terjadi dan tindakan yang harus diambil jika ingin terwujud. Ini akan memungkinkan Anda untuk bertindak cepat tanpa berimprovisasi.

Terus-menerus melihat kegiatan dan anggaran

Pelaksanaan kegiatan harus konsisten dengan persentase anggaran sampai saat ini, sehingga penting untuk menetapkan tahapan. Misalnya, proyek dengan tiga tahap:

1: Maret hingga Juni 30% dari kegiatan dan 20% dari anggaran

2: Juni hingga September 50% dari kegiatan dan 50% dari anggaran

3: Oktober hingga Desember 100% kegiatan dan 100% anggaran

Mengambil hal di atas, akan berbahaya jika, misalnya, pada tahap 2 hanya 40% dari kegiatan yang telah dilakukan, tetapi 50% dari anggaran telah dihabiskan . Itu menyisakan 10% pengurangan sumber daya yang harus disesuaikan di sepanjang jalan, membuat proyek rentan terhadap perubahan lebih lanjut.

Bacaan lain yang dimiliki contoh ini adalah bahwa kuartal terakhir memiliki eksekusi yang sangat gesit dan intens, karena setengah dari proyek dikembangkan, oleh karena itu, sangat penting untuk memantaunya.

Umumnya, ada kecenderungan untuk berpikir bahwa proyek memiliki eksekusi yang proporsional. Artinya, kegiatan didistribusikan secara merata sepanjang periode, tetapi pada kenyataannya itu akan tergantung pada jenis proyek yang dijalankan.

Jika ini adalah proyek pendidikan, secara logis ini harus disesuaikan dengan bulan-bulan di mana siswa berada di sekolah, membiarkan bulan-bulan liburan gratis atau dengan aktivitas yang lebih sedikit.

Contoh penting lainnya berkaitan dengan cuaca. Proyek konstruksi, misalnya, mengalami penundaan di bulan-bulan musim dingin, karena hujan atau dingin menyebabkan perubahan dan keadaan darurat yang harus dihadapi.

Singkatnya, manajemen proyek memerlukan evaluasi sebelumnya di bidang keuangan, teknis, lingkungan, hukum dan komunikasi, untuk melihat apa dampaknya terhadap lingkungan, atau pukulan apa yang dapat diderita selama pengembangannya.

Inilah sebabnya mengapa setiap kali proyek terdiri dari tim multidisiplin yang memberikan pengetahuan dari berbagai bidang dengan tujuan mengurangi ketidakpastian dan mencapai eksekusi yang diinginkan dalam waktu yang dijadwalkan. Itu pada akhirnya akan menjadi manajemen proyek yang sukses.