Otomatisasi kantor adalah kombinasi perangkat keras dan perangkat lunak untuk mengembangkan, mengotomatisasi, dan merekam informasi secara digital yang dibutuhkan kantor untuk menjalankan proses dan metodologi dengan benar.
Otomatisasi kantor lahir pada akhir tahun 40-an, tetapi berkembang menuju tahun 70-an abad ke-20. Pengenalan pengolah kata, yang menggantikan mesin tik di kantor, banyak berkaitan dengan asal-usulnya.
Charles Simonyi adalah pencipta otomatisasi kantor pada tahun 1948 melalui peluncuran Microsoft Office, dengan kolaborasi Richard Brodie.
Tidak diragukan lagi, konsep ini selalu mengacu dan terkait dengan pekerjaan kantor dan alat yang digunakan untuk melaksanakannya.
Itu adalah perubahan yang sangat inovatif. Dalam hal ini, proses ini berfungsi untuk merampingkan pekerjaan kantor, dan opsi baru juga diciptakan untuk melaksanakannya. Kegiatan manual yang pada saat itu merupakan kegiatan utama diganti dan ada juga yang otomatis.
Prosedur administratif, perencanaan rapat, pengenalan Internet , penggunaan komputer dan berbagai prosesor dan komponen kantor menjadi pusat perhatian untuk merampingkan semua tugas.
Alat dasar otomatisasi kantor
Ini adalah yang paling menonjol:
- Pengolah kata : Banyak digunakan dalam pekerjaan kantor.
- Kalkulator : Komponen yang merampingkan semua proses akun, dan angka yang terkait dengan tugas yang dilakukan.
- Program manajemen printer : Tidak diragukan lagi, objek penting di kantor mana pun yang perlu mengubah dokumen virtual menjadi dokumen fisik.
- Program pesan instan : Sangat berguna untuk berkomunikasi antar pekerja, dan mengirimkan informasi langsung.
- Database : Sangat penting untuk merekam data yang berhubungan dengan suatu perusahaan, organisasi atau proyek.
- Spreadsheets : Sesuatu yang banyak digunakan untuk mencatat faktur, misalnya, atau menyimpan manajemen akun yang diperbarui.
- Mesin fax : Seperti halnya printer, mesin fax banyak digunakan di perkantoran, terkadang kedua komponen tersebut termasuk dalam satu perangkat yang sama.
Otomatisasi kantor telah menjadi kemajuan besar dalam pekerjaan kantor.
Contoh otomatisasi kantor
Program seperti Excel, Word, PowerPoint telah merevolusi cara kerja. Program-program ini termasuk dalam office suite Office. Ini dipasarkan oleh Microsoft. Namun, ada paket otomatisasi kantor serupa yang tidak memiliki biaya apa pun.
Selain itu, tentu saja, sisa perangkat yang disebutkan telah berhasil mengotomatiskan proses, dan mengembangkan metode yang lebih gesit untuk melakukan tugas kantor.