Pengendalian internal adalah prosedur yang merupakan bagian dari pengendalian sumber daya dan aset perusahaan, dan berfungsi untuk mencatat aktivitas dan ketertelusurannya .
Seiring pertumbuhan perusahaan, semakin sulit untuk melacak apa yang terjadi dengan sumber daya, aset, alat, dan orang mereka.
Untuk alasan ini, perlu dibuat mekanisme yang memungkinkan pencatatan penggunaan sumber daya ini, serta kegiatannya.
Contoh pengendalian internal dalam sumber daya dan aset keuangan
Beberapa penggunaan pengendalian internal yang berlaku terhadap barang adalah pemeriksaan keluar masuk kendaraan milik perusahaan. Ini mengontrol aktivitas kendaraan, keausan, konsumsi bahan bakar dan orang yang bertanggung jawab untuk itu.
Ketika berhadapan dengan kendaraan perusahaan, pengemudi harus membawa log di mana awal dan akhir perjalanan dicatat, bersama dengan waktu setiap tonggak sejarah.
Contoh lain adalah pengendalian persediaan bahan di gudang. Sistem FIFO dan LIFO memerlukan pemeriksaan pengendalian internal untuk mengetahui tanggal dan jenis bahan atau persediaan. Ini adalah input akuntansi, yang juga dapat digunakan untuk penyusutan barang.
Mengenai sumber daya keuangan, pengendalian internal dilakukan sebelum melakukan pengeluaran, misalnya, dalam GAV (Beban Administrasi dan Penjualan) yang berasal dari tugas-tugas fungsi tersebut. Namun, itu harus dikendalikan agar tidak melebihi apa yang diperlukan untuk eksekusi ini selama periode tersebut.
Misalnya, jika untuk satu bulan penjualan diperlukan untuk membeli lembaran kertas, pensil, dan tinta printer, pengendalian internal harus memiliki perkiraan pengeluaran bulanan dan memeriksanya setiap bulan, untuk melindungi margin pengeluaran tersebut.
Cadangan kontrol internal
Sama seperti catatan sumber daya dan aktivitas yang dibuat secara instan, penting untuk mengarsipkannya untuk menghasilkan file mengenai setiap unsur yang dikontrol.
Ada perangkat lunak kontrol internal yang berbeda yang dapat disewa perusahaan, atau spreadsheet Microsoft Excel sudah cukup, jika dipesan.
Untuk menghindari kerugian, Anda dapat membeli cloud penyimpanan virtual dan mengunggah file-file ini di sana untuk menghindari kehilangannya.
Jika Anda juga memiliki dukungan kertas dengan tanda tangan tanggung jawab, akan lebih mudah untuk mendigitalkan dokumen-dokumen ini. Misalnya, melalui pemindai dan pengosongan berikutnya ke folder digital.
Kepala pengendalian internal
Orang-orang yang bertanggung jawab atas tindakan pengendalian internal harus tertib, terorganisir, dan mampu bekerja dalam skenario permintaan tinggi, karena misalnya, mereka dapat mengendalikan banyak unsur pada saat yang bersamaan: pengendalian keuangan atas pengeluaran, pengendalian persediaan , pengendalian penggunaan aset perusahaan, dan kontrol keluar masuknya orang.
Jika ada yang gagal dalam proses pendaftaran ini, dapat terjadi penyimpangan dalam realitas operasional dan modal perusahaan, sehubungan dengan asetnya. Untuk alasan inilah pengendalian internal harus menjadi bagian dari sistem operasi yang teratur dan berantai.
Pengendalian internal memberikan dukungan yang berharga bagi manajemen operasional organisasi, memastikan proses ketertelusuran yang transparan dan aman.
Untuk alasan ini, pentingnya terletak pada kenyataan bahwa perusahaan, terlepas dari struktur dan ukurannya, menerapkan beberapa sistem pengendalian internal, untuk menyimpan catatan aset mereka dengan lebih baik dan untuk dapat mendiagnosis di mana ada penyimpangan logistik, agar untuk terus meningkatkan proses dalam rantai nilainya .