Tips Rapat Virtual Agar Peserta Tetap Terlibat

Rapat virtual atau “webinar” dengan mudah menghubungkan individu ke dalam tim sibernetik dalam satu pertemuan melalui Internet. Ini adalah skenario impian bagi administrator, direktur, dan eksekutif perusahaan untuk menghubungkan individu secara bersamaan dengan tujuan yang sama dalam pikiran.

Faktanya, konferensi online adalah contoh dari metode yang digunakan perusahaan untuk mengurus bisnis saat ini. Dengan telecommuting menjadi lebih dan lebih umum, departemen SDM organisasi dapat dengan mudah menemukan diri mereka menyulap personel tidak hanya di berbagai bagian negara mereka tetapi juga dari berbagai belahan dunia. Memang kita bisa terus-menerus memuji manfaat pertemuan virtual, mereka sangat berbeda, bahkan mungkin canggung.

Tentu, ini tetaplah rapat tidak peduli dari sudut mana Anda melihatnya, tapi…dan itu sangat besar, tetapi, dibutuhkan keterampilan untuk membuat audiens tetap terlibat dan timbal balik, bahkan selama pertemuan tatap muka. Bayangkan rintangan untuk membuat peserta tetap tertarik ketika yang mereka miliki hanyalah layar untuk bola mata. Jangankan masalah teknis potensial!

Perasaan Terisolasi

Menurut blog thecouchmanager, “tim virtual mungkin merasa kesepian tanpa keuntungan berinteraksi dengan rekan kerja dan supervisor seperti yang mereka lakukan di kantor biasa.” Artikel tersebut mengisyaratkan bahwa orang mungkin melewatkan olok-olok pendingin air konvensional dan perayaan promosi perusahaan sesekali. Untungnya atau sayangnya, di dunia bisnis teknologi tinggi saat ini, isolasi pekerja jarak jauh menambah satu rintangan lagi untuk melakukan webinar yang sukses. Menurut penelitian baru-baru ini di AS saja, seperempat personel telecommute dan pada tahun 2020, pekerja jarak jauh akan meningkat menjadi tiga perempat pekerja Amerika. Peningkatan ini dapat menyebabkan epidemi individu tertutup yang melihat pertemuan virtual sebagai sarana pelarian daripada kolaborasi rekan kerja yang berpikiran sama. Namun, semua tidak hilang. Ada cara dan cara untuk menjaga agar peserta konferensi online tetap bertunangan dan tidak kehilangan kepercayaan pada ide dan tujuan perusahaan Anda.

Tips Rapat Virtual Agar Peserta Tetap Terlibat

5 Cara Agar Peserta Rapat Virtual Tetap Terlibat

Harapkan Partisipasi

Anda harus meningkatkan permainan Anda jika pertemuan virtual sebelumnya tidak bersemangat dan tidak menginspirasi. Tunjukkan apa yang Anda harapkan, tarik perhatian peserta sejak awal, dan buat perkenalan singkat dan tepat. Tetap bergerak. Audiens Anda akan sangat ingin memenuhi harapan Anda karena Anda tahu cara menarik perhatian mereka, tetap fokus, dan memberikan sedikit humor sebagai permulaan.

Apa Tujuan Pertemuan?

Jika peserta melamun dan bertanya-tanya ‘mengapa kita ada di sini,’ masalah ada di depan mata. Jelaskan tujuan rapat Anda dan webinar adalah cara paling bijaksana untuk meliput topik Anda. Memilih materi pelajaran yang tepat adalah langkah penting lainnya dalam berhubungan dengan peserta. Rundown mengapa itu dalam kepentingan terbaik dari peserta untuk menghadiri pertemuan. Memperjelas keuntungan dari konferensi Anda akan menginspirasi audiens Anda dan mempertahankan minat mereka. Dengan kata lain, jangan mengadakan pertemuan virtual untuk sesuatu yang dapat dengan mudah diartikulasikan dalam email.

Persiapan untuk Rapat Virtual

Sebagaimana hukum Murphy menyatakan “apa yang bisa salah akan salah” dan pertemuan virtual tidak terkecuali. Era teknologi tidak membuat segalanya lebih sederhana, hanya lebih cepat. Jika Anda tidak memiliki koneksi yang unggul, semua peralatan teknologi yang tepat, dan seseorang yang dekat dengan masalah teknis, Anda mungkin menemukan diri Anda dalam kekacauan panas alih-alih webinar yang dipikirkan dengan matang. Saat gelisah dengan perangkat lunak dan peralatan baru, bersiaplah untuk berjaga-jaga jika itu tidak berjalan sesuai rencana. Buat peserta konferensi tertentu memecahkan masalah teknis apa pun. Berbagai program rapat virtual yang dirancang dengan baik dapat membantu Anda mencapai webinar yang berjalan lancar. Belum lagi, Anda harus menulis rencana sedikit demi sedikit untuk berlatih dan memiliki rencana cadangan untuk berjaga-jaga. Jangan lupa tentang masalah zona waktu!

Tidak Ada Pertemuan Fluff

Rapat virtual yang penuh dengan “bulu halus” akan terasa seperti api penyucian bagi anggota tim daripada pertemuan bisnis yang dipikirkan dengan matang. Motivasi dan pertahankan antusiasme dengan membiarkan peserta mengarahkan diskusi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan mereka. Mengarahkan pendekatan semacam ini membutuhkan penyetelan ke semua deklarasi dan mengamati siapa yang telah dan belum memberikan komentar.

Saatnya Bermain

Ya itu betul. Waktu bermain dapat menjadi komponen penting dalam rapat virtual. Menurut sebuah artikel oleh pakar pertemuan virtual Hassan Osman penulis Influencing Virtual Teams: 17 Tactics That Get Things Done with Your Remote Employee, waktu bermain membantu Anda untuk:

– membangun kepercayaan di antara anggota tim

– memperluas kekompakan dan keterlibatan dengan rekan kerja

– memperoleh pengetahuan tentang anggota tim pada tingkat individu dan kejuruan

Permainan pertemuan virtual termasuk permainan asah pencarian fakta tentang setiap peserta, meja bundar video, dan omongan di mana anggota tim berbagi dua gambar yang tidak terkait dengan pekerjaan dan menghabiskan lima menit untuk berbicara tentang foto tersebut. Hasan melanjutkan dengan menyatakan bahwa “jenis kegiatan ini sangat berguna untuk tim yang bekerja bersama-sama yang berinteraksi beberapa kali selama seminggu.”

Bagaimana Mengetahui Apakah Anda Telah Memaku Rapat Virtual Anda

Anda telah berjalan-jalan dan berbicara-bicara, tetapi sudahkah Anda memakukan pertemuan virtual Anda? Berikut adalah 3 tanda bahwa pertemuan virtual Anda adalah slam-dunk menurut pelatih kepemimpinan Jesse Lyn Stoner:

-Peserta merasa bertanggung jawab sebagai tim bukan sebagai individu. Keputusan bersama adalah prioritas dengan semua orang mendapat manfaat dari keahlian masing-masing peserta.

– Alur komunikasi optimal dan tim berbicara satu sama lain tidak hanya dengan administrator webinar. Stoner menekankan “jika semua orang fokus pada pemimpin tim, dinamika pertemuan bergerak ke arah yang salah.”

– Kerja tim melampaui batas individu. Sebuah tim yang terlibat mewujudkan tujuan bersama-sama yang tidak akan mampu dicapai secara terpisah. Akibatnya, afinitas diperkuat dan kepercayaan berlanjut melampaui pertemuan.

Kesimpulan

Ada berbagai cara untuk membuat peserta tetap terlibat selama rapat virtual. Apakah bisnis Anda memiliki tim internasional atau nasional yang tersebar di lokasi yang berbeda, perusahaan Anda perlu mengatur webinar untuk mengkonsolidasikan proyek dan meningkatkan produktivitas perusahaan Anda. Untungnya, teknologi saat ini memungkinkan semuanya; namun, Anda harus berusaha untuk memastikan rapat virtual Anda berjalan semulus mungkin.

Catatan : Artikel di atas dan informasinya disampaikan oleh Penulis Guest.

Related Posts