Fungsi asisten administrasi adalah yang berasal dari pekerjaan administrasi di kantor. Mulai dari layanan pelanggan hingga manajemen dokumen perusahaan.
Pekerjaan asisten administrasi memiliki banyak tugas dan merupakan dasar dari aktivitas sehari-hari perusahaan dari sudut pandang administrasi.
Meskipun paling sering posisi profesional ini adalah posisi dengan pangkat dan gaji terendah dalam struktur perusahaan, jenis profil ini melakukan banyak dan beragam fungsi dasar untuk jalannya perusahaan.
Untuk pekerjaan mereka, seorang asisten harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dapat dibuktikan pada unsur-unsur kantor.
Terutama penting adalah domain perangkat lunak otomatisasi kantor dasar yang tersebar di antara struktur bisnis, serta program khusus lainnya untuk sektor tertentu (desain grafis, vektor, pemrograman, ilmu aktuaria …)
Selain itu, profil ini biasanya diperlukan untuk menangani peralatan komputer atau aset tetap yang tersebar luas di semua jenis kantor. Contohnya adalah komputer, mesin fotokopi dan peralatan pengarsipan dan pengolah dokumen lainnya.
Fungsi asisten administrasi
Seorang asisten administrasi melakukan sejumlah besar tugas dalam menjalankan perusahaan sehari-hari. Semuanya dapat dikategorikan sebagai berikut dan memerlukan serangkaian kompetensi:
Layanan pelanggan di tempat : Asisten adalah orang pertama yang tersedia untuk umum dan berfungsi sebagai filter untuk pelanggan dari setiap fasilitas perusahaan.
Manajemen komunikasi : Profesional ini harus mengatur kontak telepon dan email. Juga umum bagi Anda untuk mengoordinasikan jejaring sosial atau unsur web tanpa adanya profesional khusus untuk fungsi tersebut.
Penerimaan, pengelolaan dan pengiriman dokumentasi : Adalah umum bagi asisten administrasi untuk bertindak sebagai manajer bagasi dan dokumen, mendistribusikannya ke seluruh departemen yang berbeda.
Tugas manajemen harian : Sangat sering para pekerja ini memenuhi tugas otomatisasi kantor dasar, seperti pembuatan berbagai jenis konten dan persiapan agenda staf. Yang paling menonjol adalah manajemen penagihan, akuntansi atau dokumen dan file.
Hubungan dengan pihak ketiga : Perusahaan harus menjalin komunikasi dengan pihak lain, seperti pemasok atau badan pengatur publik. Seringkali asisten administrasi bertugas menjaga kelancaran arus informasi ini.
Dukungan kepada personel atau penyelia atasan : Seperti pada poin sebelumnya, banyak asisten melakukan tugas pendukung ke area lain perusahaan dari sudut pandang administratif.
Posisi asisten administrasi
Jenis profesional ini dapat ditemukan di semua jenis perusahaan, terlepas dari ukuran dan sektor ekonomi tempat mereka berpartisipasi.
Pada saat yang sama, ia hadir di perusahaan swasta dan publik dengan akses melalui oposisi.
Berkat perkembangan lingkungan digital baru dan kebangkitan telekomunikasi baru, profil profesional asisten administrasi telah memperoleh fungsi baru untuk dijalankan.
Hal ini berdampak pada perlunya pelatihan untuk mengisi posisi tersebut di suatu perusahaan. Biasanya persiapan ini diatur dalam kursus pelatihan profesional yang ditujukan untuk pengetahuan administrasi atau keuangan perusahaan.