Perbedaan Komunikasi Formal dan Informal

Komunikasi adalah cara utama manusia berinteraksi dan berhubungan satu sama lain. Melalui komunikasi, kita dapat menyampaikan informasi, pendapat, perasaan, dan instruksi kepada orang lain. Namun, komunikasi tidak selalu berlangsung dalam bentuk yang sama. Secara umum, ada dua jenis komunikasi yang sering dibedakan berdasarkan struktur, gaya, dan tujuannya, yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal. Keduanya memiliki fungsi yang penting dalam berbagai lingkungan, baik itu di tempat kerja, sekolah, keluarga, maupun dalam kehidupan sosial.

Komunikasi formal dan informal memiliki perbedaan mendasar dalam hal bentuk, aturan, kesan, dan penggunaan. Sementara komunikasi formal lebih sering digunakan dalam situasi resmi dan memiliki aturan yang baku, komunikasi informal lebih bebas dan sering digunakan dalam situasi santai atau akrab. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang karakteristik masing-masing jenis komunikasi, serta memberikan contoh untuk memperjelas bagaimana komunikasi formal dan informal digunakan dalam kehidupan sehari-hari.

Apa Itu Komunikasi Formal?

Komunikasi formal adalah bentuk komunikasi yang terjadi dalam struktur resmi atau lingkungan terorganisir, seperti di kantor, sekolah, pemerintahan, dan organisasi lainnya. Komunikasi ini mengikuti aturan, standar, dan prosedur tertentu yang sudah ditetapkan oleh institusi atau perusahaan. Dalam komunikasi formal, pesan yang disampaikan biasanya memiliki tujuan yang jelas, dan cara penyampaiannya dilakukan secara sistematis.

Komunikasi formal mencakup komunikasi lisan maupun komunikasi tertulis yang dilakukan secara profesional dan terencana. Pesan yang disampaikan dalam komunikasi formal sering disusun dengan bahasa yang baku, rapi, dan resmi. Contoh komunikasi formal termasuk rapat resmi, memo perusahaan, surat bisnis, laporan tahunan, dan presentasi.

Ciri-ciri komunikasi formal:

• Struktur yang teratur: Komunikasi formal memiliki struktur dan alur yang jelas, biasanya diatur dalam prosedur organisasi.
• Bahasa resmi: Menggunakan bahasa yang baku, sopan, dan formal.
• Dokumentasi: Pesan sering kali didokumentasikan atau dicatat, seperti notulen rapat, surat resmi, atau email perusahaan.
• Jalur hierarki: Pesan disampaikan melalui saluran yang resmi, seperti dari atasan ke bawahan atau sebaliknya, mengikuti struktur hierarki organisasi.

Contoh komunikasi formal:

• Rapat perusahaan: Di sebuah perusahaan, rapat mingguan antara manajer dan tim adalah bentuk komunikasi formal. Rapat ini mengikuti agenda yang sudah ditentukan, dan hasil diskusi dicatat dalam notulen. Misalnya, rapat tersebut mungkin membahas progres proyek, kendala yang dihadapi, dan target minggu berikutnya.
• Surat resmi: Surat lamaran kerja yang dikirimkan oleh seorang pelamar kepada sebuah perusahaan adalah bentuk lain dari komunikasi formal. Surat ini menggunakan format surat resmi, memiliki salam pembuka, isi surat yang sopan, dan penutup yang sesuai dengan standar bisnis.
• Email perusahaan: Email dari direktur kepada seluruh karyawan yang berisi pengumuman tentang perubahan kebijakan perusahaan adalah contoh lain. Email ini disusun dengan bahasa formal dan disampaikan melalui saluran komunikasi resmi perusahaan.

Apa Itu Komunikasi Informal?

Komunikasi informal adalah bentuk komunikasi yang terjadi secara spontan, santai, dan tidak terstruktur. Komunikasi ini biasanya terjadi di luar lingkungan resmi dan tidak mengikuti aturan yang ketat seperti komunikasi formal. Komunikasi informal sering digunakan dalam interaksi sehari-hari, baik di antara teman, keluarga, maupun rekan kerja yang sudah akrab satu sama lain.

Komunikasi informal bisa berupa percakapan lisan atau pesan tertulis, namun cenderung menggunakan bahasa yang tidak baku atau slang, dan tidak perlu didokumentasikan. Bentuk komunikasi ini lebih fleksibel dan berfungsi untuk membangun hubungan pribadi, meningkatkan keakraban, dan menciptakan lingkungan yang nyaman.

Ciri-ciri komunikasi informal:

• Tidak ada struktur tetap: Komunikasi informal tidak memiliki prosedur resmi atau aturan baku.
• Bahasa santai: Menggunakan bahasa sehari-hari, sering kali lebih santai dan tidak terlalu memperhatikan tata bahasa.
• Fleksibel dan spontan: Komunikasi ini dapat terjadi kapan saja dan di mana saja, tanpa memerlukan jadwal resmi.
• Tidak terdokumentasi: Percakapan informal biasanya tidak dicatat atau didokumentasikan, kecuali jika ada kebutuhan khusus.

Contoh komunikasi informal:

• Percakapan antar teman: Ketika dua orang rekan kerja berbicara tentang rencana akhir pekan saat mereka sedang istirahat makan siang, mereka menggunakan komunikasi informal. Mereka mungkin bercanda, menggunakan bahasa gaul, dan tidak khawatir tentang penggunaan bahasa yang sopan atau formal.
• Obrolan di media sosial: Berbincang dengan teman di WhatsApp atau Instagram tentang film terbaru atau acara TV favorit adalah bentuk komunikasi informal. Pesan-pesan ini sering menggunakan emoji, singkatan, dan tidak terlalu memperhatikan aturan tata bahasa.
• Diskusi santai di kantor: Misalnya, seorang karyawan yang berbicara dengan koleganya di ruang kopi kantor tentang perjalanan liburan atau acara keluarga juga merupakan contoh komunikasi informal. Meskipun berada di lingkungan kantor, percakapan ini tidak berkaitan dengan pekerjaan secara langsung dan tidak menggunakan bahasa resmi.

Perbedaan Utama antara Komunikasi Formal dan Informal

1. Struktur dan Prosedur:
   • Komunikasi formal selalu mengikuti prosedur tertentu yang diatur oleh aturan organisasi atau protokol resmi. Misalnya, rapat perusahaan memiliki agenda dan notulen yang mencatat jalannya diskusi.
   • Komunikasi informal tidak memiliki aturan yang baku atau struktur tertentu. Interaksi bisa terjadi kapan saja tanpa adanya persiapan formal.
2. Bahasa yang Digunakan:
   • Komunikasi formal menggunakan bahasa yang resmi dan sopan, serta menghindari slang atau kata-kata tidak baku. Misalnya, dalam surat resmi, kalimat disusun dengan tata bahasa yang benar.
   • Komunikasi informal menggunakan bahasa sehari-hari yang lebih santai dan sering kali melibatkan ekspresi yang akrab atau bahasa gaul. Contohnya, dalam chat dengan teman, seseorang bisa menggunakan singkatan seperti “OMG” atau “LOL”.
3. Tujuan Komunikasi:
   • Komunikasi formal bertujuan untuk menyampaikan informasi penting, mengambil keputusan, atau mengatur prosedur kerja. Misalnya, memo dari manajer kepada tim tentang perubahan kebijakan bertujuan untuk memberi informasi yang harus diikuti oleh seluruh tim.
   • Komunikasi informal lebih berfokus pada membangun hubungan, berbagi pengalaman, atau bercakap-cakap tanpa tujuan formal. Misalnya, berbicara dengan teman tentang hobi atau pengalaman sehari-hari bertujuan untuk mempererat hubungan sosial.
4. Dokumentasi dan Rekaman:
   • Komunikasi formal sering kali didokumentasikan, seperti notulen rapat, surat resmi, atau laporan tahunan, yang dapat dijadikan referensi di masa mendatang.
   • Komunikasi informal jarang didokumentasikan dan tidak meninggalkan catatan resmi. Contohnya, obrolan santai di kafe atau percakapan melalui pesan singkat biasanya tidak disimpan untuk tujuan resmi.

Contoh Penggunaan Komunikasi Formal dan Informal dalam Kehidupan Sehari-hari

1. Lingkungan Kerja:
   • Komunikasi Formal: Dalam lingkungan kerja, presentasi bisnis kepada klien atau diskusi strategi dengan tim adalah bentuk komunikasi formal. Presentasi ini biasanya dirancang dengan slide profesional, menggunakan data dan analisis yang disusun secara sistematis untuk memengaruhi keputusan klien.
   • Komunikasi Informal: Saat makan siang bersama rekan kerja dan berbicara tentang tren terbaru di media sosial, ini adalah bentuk komunikasi informal. Meskipun bisa terjadi di kantor, percakapan ini lebih santai dan tidak ada tekanan untuk mengikuti aturan atau tata bahasa yang formal.
2. Lingkungan Pendidikan:
   • Komunikasi Formal: Seorang guru yang memberikan kuliah di kelas atau memberikan pengumuman resmi tentang ujian adalah bentuk komunikasi formal. Guru tersebut menggunakan bahasa yang sopan dan mengatur materi dengan sistematis.
   • Komunikasi Informal: Setelah kelas berakhir, seorang siswa mungkin berbicara dengan temannya tentang betapa sulitnya materi yang baru saja dipelajari. Percakapan ini berlangsung tanpa aturan resmi dan lebih bebas.
3. Kehidupan Sehari-hari:
   • Komunikasi Formal: Saat seorang warga mengajukan keluhan tertulis kepada pemerintah daerah mengenai masalah infrastruktur, ia menggunakan komunikasi formal. Surat ini disusun dengan bahasa yang sopan dan mengikuti format standar.
   • Komunikasi Informal: Saat berbincang dengan tetangga tentang cuaca atau aktivitas di lingkungan sekitar, seseorang menggunakan komunikasi informal, berbicara tanpa struktur dan dengan gaya yang lebih personal.

Kesimpulan

Komunikasi formal dan informal adalah dua bentuk komunikasi yang memiliki peran penting dalam kehidupan sehari-hari. Keduanya memiliki perbedaan dalam hal struktur, bahasa, dan tujuan. Komunikasi formal lebih terstruktur dan resmi, cocok untuk situasi yang memerlukan kejelasan dan ketertiban, seperti dalam lingkungan kerja dan pendidikan. Di sisi lain, komunikasi informal memberikan kebebasan dalam berbicara, menciptakan suasana akrab dan ramah, serta sangat berguna dalam membangun hubungan sosial.

Memahami kapan dan bagaimana menggunakan kedua jenis komunikasi ini dapat membantu kita menyesuaikan diri dalam berbagai situasi dan meningkatkan efektivitas komunikasi dengan orang lain. Dengan memahami ciri-ciri dan contoh dari komunikasi formal dan informal, kita dapat memilih gaya komunikasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan menjaga hubungan yang baik dalam berbagai lingkungan.