Etiketemail, kadang-kadang disebut sebagainetiketdalam arti luas, adalah hal yang rumit.Memang tidak pantas untuk tidak membalas email, terutama dari individu, tetapi kita semua terkadang sibuk dan mungkin tidak dapat melakukan lebih dari sekadar mengakui penerimaan email dan berjanji untuk menulis lebih detail di lain waktu.Pertanyaan apakah pantas untuk mengirim tanggapan otomatis ke semua email juga rumit.
Orang yang sedang berlibur dapat mengatur tanggapan otomatis ke email sehingga pengirim tahu bahwa pesan mereka telah diterima.
Secara umum, dianggap tidak pantas untuk mengirim tanggapan otomatis ke semua email ketika Anda sepenuhnya mampu mengembalikan tanggapan.Praktik ini menjadi lebih umum bahkan ketika orang mampu menjawab email mereka, dan ini tampaknya melanggar etiket email.Di sisi lain, jika Anda berencana untuk berlibur dan Anda adalah individu pribadi, bekerja untuk bisnis kecil, atau memiliki praktik pribadi sebagai pengacara atau dokter, orang dapat menunggu selama beberapa hari hingga beberapa minggu dengan harapan mendapat tanggapan. dari Anda yang mungkin membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang mereka harapkan.Jika Anda menerima email dalam jumlah besar, pakar etiket email menyarankan agar Anda membuat balasan yang sesuai dan mengirim balasan otomatis ke semua email jika Anda berencana untuk tidak berada di depan komputer atau sumber email selama lebih dari 48 jam selama minggu kerja.
Sebagai bagian dari “netiket”, ingatlah bahwa interaksi online bekerja persis seperti di dunia nyata dan harus diperlakukan seperti itu.
Balasan yang Anda bingkai harus sopan dan bisnis, karena Anda mungkin menerima surat dari teman atau profesional.Nyatakan ketidakhadiran Anda, meskipun tidak perlu menyebutkan alasannya, dan berikan perkiraan waktu kapan Anda berencana untuk mulai menanggapi email.Beri diri Anda waktu ekstra beberapa hari terutama jika Anda biasanya menerima banyak email.Dengan cara ini Anda dapat memenuhi kewajiban Anda untuk menjawab email sambil tetap memberi diri Anda waktu untuk kembali bekerja setelah pergi selama beberapa hari.
Perhatikan bahwa beberapa email Anda cenderung terpental saat Anda menggunakan penjawab otomatis, terutama jika Anda menerima banyakemailSPAMatau Bacn.Bahkan, jika Anda berlangganan grup berita atau situs jejaring sosial, Anda mungkin ingin berhenti berlangganan saat Anda sedang berlibur.Dengan cara ini Anda tidak mengisi kotak surat orang lain dengan banyak pesan tentang kepergian Anda, yang dianggap tidak sopan.Secara teoritis, jika Anda akan menggunakan respons otomatis untuk semua email saat Anda pergi, Anda harus memastikan bahwa Anda hanya akan menerima pesan yang bersifat pribadi atau bisnis.Jika Anda tidak ingin ketinggalan email newsgroup atau Bacn, berlanggananlah dengan alamat email yang berbeda dari yang Anda gunakan untuk korespondensi pribadi atau bisnis.
Perusahaan besar atau bisnis yang menerima email dalam jumlah besar dapat menggunakan sistem respons otomatis untuk mengakui penerimaan email.Dianggap sopan bagi perusahaan mana pun untuk mengirim tanggapan otomatis ke semua email karena perusahaan tersebut mengakui penerimaannya.Situasi ini dianalogikan dengan pelayan yang sibuk mengangguk kepada Anda di sebuah restoran.Dia memberi tahu Anda bahwa dia melihat Anda dan akan pergi ke meja Anda sesegera mungkin.Sebuah perusahaan besar yang pada akhirnya akan menanggapi email Anda pada dasarnya memberikan anggukan ramah dengan janji tanggapan pribadi dalam waktu beberapa hari atau minggu.
Sangat penting bagi dokter, terapis, dan semua profesional kesehatan terkait yangmenggunakankorespondensiemaildengan pasien untuk mengirim tanggapan otomatis ke semua email ketika mereka akan berada di luar kota selama minggu kerja selama lebih dari dua hari.Jika pasien memiliki masalah yang mendesak, profesional kesehatan dapat menunjukkan kontak alternatif sehingga pasien tidak perlu menunggu selama beberapa hari dan gagal mengatasi masalah kesehatan yang mungkin memerlukan perhatian segera.