Setiap organisasi memiliki seperangkat tujuan dan manajer proyek adalah orang yang memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk mencapai setiap tujuan yang diinginkan. Sederhananya, manajer proyek adalah ujung tombak sebuah organisasi.
Mereka adalah orang-orang yang menyulap banyak proyek dan orang. Merekalah yang membuat keputusan besar. Mereka mengendalikan risiko dan menghilangkan ketidakpastian. Mereka juga mendorong akuntabilitas di antara tim dan memiliki tanggung jawab untuk membuat pekerjaan tetap menyenangkan, menantang, dan menarik, dan yang terpenting, merekalah yang mendorong semua orang maju. Tetapi faktanya adalah banyak manajer proyek tidak memiliki sumber daya yang tepat.
Dinamika dan fokus peran “manajer proyek” tidak sesederhana itu. Ini sulit, terlalu rumit, terlalu memakan waktu, dan berubah setiap hari. Untuk alasan ini, setiap manajer proyek perlu memiliki alat untuk melengkapi peran manajemen dan organisasinya dalam suatu organisasi. Di sinilah perangkat lunak manajemen proyek masuk.
Jika Anda pernah mengelola atau mengerjakan suatu proyek, Anda pasti tahu apa itu manajemen proyek dan betapa rumitnya itu. Perangkat lunak manajemen proyek adalah salah satu alat paling berguna yang membantu manajer dan perusahaan menjadi seproduktif dan sekompetitif mungkin melalui manajemen dan kolaborasi yang efektif.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari bagaimana perangkat lunak sederhana dapat menjadi kebahagiaan bagi manajer dan tim. Dari cara kerja perangkat lunak tersebut hingga beberapa contoh solusi perangkat lunak manajemen proyek yang paling populer, berikut adalah panduan singkat Anda untuk memberi Anda gambaran yang jelas tentang apa yang membuat manajer proyek berhasil.
Apa itu Alat Manajemen Proyek?
Dengan kata sederhana, alat manajemen proyek adalah solusi yang dirancang untuk membantu dan mendukung individu atau tim agar berhasil merencanakan, mengatur, melacak, dan menyampaikan proyek. Terlepas dari namanya, alat manajemen proyek tidak dirancang khusus untuk “manajer proyek”. Alat-alat ini bekerja untuk siapa saja yang perlu mengatur, bekerja, mengelola proyek/tugas secara efektif. Sebagian besar alat dan perangkat lunak yang tersedia saat ini dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan tim dengan ukuran berbeda dan dengan tujuan berbeda.
Seberapa Berguna Apakah Alat Manajemen Proyek?
Tujuan utama dari alat manajemen proyek adalah untuk mempercepat dan menyederhanakan proses pengelolaan proyek. Tapi itu tidak semua. Selain memberdayakan bisnis dan tim dengan manajemen proyek yang mudah, inilah hal lain yang dapat dilakukan oleh alat manajemen proyek:
Dapatkan dasbor waktu nyata
Dasbor proyek di alat manajemen proyek memberi manajer dan tim pandangan sekilas tentang apakah mereka berada di jalur yang benar atau tidak.
Buat rencana proyek online
Bagan Gantt dalam alat manajemen proyek memungkinkan tim untuk membuat, memantau, dan berkolaborasi dalam rencana proyek secara online. Selain itu, ini memungkinkan mereka untuk melacak kemajuan saat mereka mengerjakan tugas.
Berkolaborasi melalui obrolan dan diskusi
Obrolan dan papan diskusi internal adalah fitur utama yang ditawarkan oleh hampir setiap alat manajemen proyek di luar sana. Ini membantu untuk memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam sebuah proyek (manajer, anggota tim, client, dan pemangku kepentingan) dapat berkomunikasi satu sama lain dengan mudah, jelas.
Berbagi file yang aman
Mampu berbagi data saat dan saat dibutuhkan adalah tuntutan utama untuk manajemen proyek yang sukses. Alat PM membuat berbagi file lebih cepat dan lebih mudah dari sebelumnya. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyimpan, mengatur, berbagi, dan bahkan file bukti online tanpa kerumitan atau ancaman.
Kemudahan manajemen tugas
Dengan alat manajemen proyek yang tepat, jauh lebih mudah bagi manajer proyek untuk melihat daftar tugas dan persentase kemajuan setiap anggota tim. Alat ini memberdayakan manajer dan tim untuk secara efisien memeriksa setiap tugas/aktivitas dalam daftar tugas mereka untuk memastikan keberhasilan pengiriman proyek.
Kelola beban kerja tim
Tidak pernah mudah bagi manajer proyek untuk mengelola alur kerja setiap anggota tim dan mempertahankan alur kerja yang stabil di semua proyek. Namun, alat manajemen proyek memiliki apa yang diperlukan untuk menelusuri keseimbangan beban kerja. Mereka memberi manajer proyek gambaran yang jelas tentang bagaimana dan di mana sumber daya mereka (tim dan waktu) digunakan.
Hemat waktu dengan timesheets
Dengan alat PM yang efisien, manajer proyek mendapatkan kekuatan untuk melacak setiap menit yang dihabiskan untuk setiap tugas melalui lembar waktu dan pelacakan waktu. Fitur ini terbukti cukup berguna dalam hal meningkatkan manajemen waktu, meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan, mengukur tingkat produktivitas individu, menghasilkan faktur yang akurat, dan sebagainya.
Hasilkan laporan instan
Keuntungan utama lainnya dari memiliki alat manajemen proyek yang intuitif adalah pelaporan proyek yang mudah dan akurat. Alat ini memberi manajer proyek kemampuan untuk membuat laporan yang terlihat profesional untuk tim dan proyek dengan menekan satu tombol.
Sinkronkan proyek dengan aplikasi yang Anda gunakan setiap hari
Sebagian besar alat dan perangkat lunak manajemen proyek di luar sana terintegrasi dengan baik dengan semua alat dan aplikasi pihak ketiga populer yang Anda gunakan setiap hari. Itu berarti Anda tidak perlu mengakses beberapa aplikasi untuk mengelola proyek atau tim Anda – Anda dapat menyinkronkan semuanya dari satu tempat.
Akses pekerjaan kapan saja, di mana saja
Mampu tetap terhubung dengan proyek, tim, dan client Anda adalah keuntungan utama bagi manajer proyek mana pun. Untungnya, ada alat dan aplikasi berbasis cloud yang memungkinkan Anda mengakses proyek dari mana saja, kapan saja.
Alat Dan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Teratas Untuk Dicoba Di 2019
Ada banyak alat manajemen proyek yang kuat di luar sana yang berfokus pada fitur dan fungsi yang Anda inginkan. Tetapi memilih yang terbaik dari semuanya untuk proyek dan tim Anda seringkali rumit. Untuk memberi Anda permulaan, berikut adalah beberapa perangkat lunak manajemen proyek terkemuka yang dapat dicoba oleh manajer proyek mana pun pada tahun 2019.
BuktiHub
ProofHub adalah alat manajemen proyek serbaguna yang membuat manajemen proyek kurang stres bagi manajer proyek. itu memberi mereka kendali penuh atas proyek, tugas, tenggat waktu, tim, dan semua hal lain yang terlibat dalam proses manajemen proyek.
menulis
Wrike adalah alat manajemen proyek yang kuat yang berfokus pada peningkatan kolaborasi dan efisiensi di seluruh tim. Plus, ia hadir dengan fitur manajemen file dan produktivitas bisnis yang meningkatkan peluang Anda untuk sukses dalam memberikan proyek.
asana
Asana, alat PM populer untuk manajer proyek digunakan oleh berbagai bisnis, termasuk nirlaba dan lokal. Asana menggantikan email dan aplikasi pihak ketiga lainnya dari gambar untuk memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik antar tim.
Clarizen
Clarizen adalah perangkat lunak manajemen proyek kolaboratif. Ini adalah solusi tingkat perusahaan yang membantu manajer proyek menyederhanakan manajemen tugas dan kolaborasi tim untuk mendorong proyek menuju kesuksesan.
Giliranmu
Alat manajemen proyek seperti apa yang Anda pilih untuk kebutuhan organisasi Anda? Apakah salah satu contoh di atas? Apakah Anda sudah menggunakan alat manajemen proyek? Bagikan pengalaman dan saran Anda di bagian komentar!
Bio Penulis Guest:
Vartika Kashyap adalah Manajer Pemasaran dan telah menjadi salah satu LinkedIn Top Voices pada tahun 2016, 2017 dan 2018. Dia juga merupakan kontributor di Business.com, Next Web, YourStory, dan Huffington antara lain. Artikel-artikelnya terutama berkisar seputar produktivitas, kepemimpinan, dan acara-acara umum di tempat kerja. Dia juga suka membaca dan bepergian ke tempat-tempat baru.
Paragraf lain untuk Dibaca:
- Relevansi Pemasaran SMS dan Berbagai Tujuan untuk bertemu dengannya
- Perangkat Lunak Manajemen Proyek sumber terbuka
- 6 Perangkat lunak obrolan tim sumber terbuka teratas untuk lingkungan yang dihosting sendiri
- 6 Peramban Sumber Terbuka Terbaik untuk Windows 10/8/7
- 7 Platform Pembuat Situs Web Teratas untuk membuat Situs Web