Apakah otak Anda merasa seperti Anda memiliki sejuta tab yang terbuka sekaligus tetapi tidak dapat fokus pada satu tab secara efisien? Apakah Anda berpikir bahwa Anda hanya menyulap dan melompat dari satu tugas ke tugas lainnya tanpa hasil yang signifikan? Apakah Anda merasa bahwa Anda bekerja tanpa henti hari demi hari, tetapi hasil Anda tidak pernah cukup? Apakah Anda berpikir bahwa tim Anda berjuang dengan masalah komunikasi mendasar yang mengarah ke kerepotan seperti upaya duplikat dan bahkan sering pengerjaan ulang? Bersantailah karena Anda tidak sendiri. Karena ada gerombolan pekerja pengetahuan seperti Anda yang berjuang untuk memenuhi target harian mereka, alat yang hebat, Kanban telah dirancang. Kanban adalah alat manajemen alur kerja visual yang membantu Anda mencapai lebih banyak produktivitas dan menghindari stres.
Sejarah Singkat
Mari kita lihat bagaimana konsep brilian ini berasal. Jauh di akhir tahun 1940-an, Toyota mendapat lotere di tempat yang tidak terduga. Ia menemukan jalan menuju teknik rekayasa yang sangat baik di tempat-tempat yang paling tidak terduga – supermarket. Mereka mengamati bahwa pegawai mengembalikan barang-barang di toko mereka bukan dari persediaan vendor tetapi dari inventaris toko mereka. Mereka hanya repot-repot memesan lebih banyak artikel ketika mereka hampir selesai. Kecakapan penjual bahan makanan dalam mengirimkan produk pada waktu yang tepat membuat roda supermarket berjalan dengan lancar. Inspirasi ini menyebabkan lahirnya Kanban. Mengapa tidak berusaha untuk mencocokkan persediaan dengan permintaan dan dengan demikian meningkatkan kualitas?
Sekarang, pertanyaannya adalah bagaimana mencapai prestasi ini. Komunikasi yang lebih baik dapat melakukan proses ini melalui manajemen visual.
Nah, Kanban adalah kata dalam bahasa Jepang yang awalnya berarti “kartu” – tepatnya apa yang digunakan para pekerja Toyota untuk menandai langkah-langkah dalam proses manufaktur. Melalui manajemen visual, ada peningkatan drastis dalam komunikasi di antara anggota tim dan ini tercermin dalam lebih banyak koordinasi dalam hal tugas mana yang harus dilakukan oleh siapa dan kapan. Manfaatnya tidak berakhir di sini. Kanban juga membantu dalam standarisasi isyarat dan proses penyempurnaan. Dengan demikian, manajemen waktu ditingkatkan, dan stres serta pemborosan dihilangkan.
Kanban di era pengetahuan kontemporer muncul pada tahun 2005. Segera setelah peluncuran aplikasi, tim investigasi berbondong-bondong di bawah kepemimpinan pemikir jenius seperti David Anderson, Jim Benson dan Corey Ladas pada tahun 2007. Kumpulan pengetahuan yang dihasilkan memperoleh fitur terbaik dari dan dipengaruhi bukan hanya oleh model kerja Toyota tetapi juga kerja aktif para pekerja manajemen dan statistik seperti Edwards Deming, Eliyahu Goldratt, Donald Reinertsen, dan para pemimpin pemikiran lainnya.
Proses
Meskipun gerombolan perangkat seperti smartphone dan tablet yang layak untuk retina membuat hidup kita lebih sederhana setiap hari, kita tidak bisa lepas dari hitam dan putih. Ambil email, spreadsheet, dan daftar tugas; teks dilemparkan ke arah kita dari segala arah. Sementara beberapa orang mungkin merasa mudah untuk membiasakan diri dengan formulir ini, format tekstualnya memang bukan satu ukuran untuk semua. Faktanya, informasi dalam teks jauh lebih mungkin untuk mencapai tujuannya. Apa kamu tahu kenapa?
Itu semua ada di kepala Anda. Dikatakan bahwa otak Anda memproses informasi visual 60000 kali lebih cepat daripada kata-kata. 40% dari serabut saraf pikiran Anda terhubung dengan retina Anda. Akibatnya, 90% dari informasi yang datang ke pikiran kita dalam bentuk visual. Bukankah ini berarti bahwa bahkan jalur saraf kita lebih memilih informasi visual daripada teks?
Melalui Kanban, Anda dapat memanfaatkan kekuatan visual yang sama dari otak Anda dengan bantuan papan tulis dan beberapa catatan tempel untuk membuat “gambar” pekerjaan Anda. Dengan demikian, Anda akan dapat melihat dengan jelas bagaimana alur kerja dalam saluran di tim Anda dan ini akan membantu tim dalam berkoordinasi satu sama lain dan dengan demikian menyempurnakan komunikasi antarpribadi. Kanban juga akan membantu Anda dalam memberi dan menerima konteks pekerjaan. Kanban mengambil informasi dalam bentuk kata kering dan mengubahnya menjadi bentuk permen mata agar otak Anda segera memprosesnya.
Prinsip Kanban
Kanban adalah tentang evolusi. Itu tidak memaksa perubahan yang sesuai dan mengharapkan Anda untuk merevolusi hidup Anda dalam semalam. Bagian terbaiknya adalah basisnya yang kokoh yang didasarkan pada filosofi bahwa Anda tidak dapat mencapai tempat yang ingin Anda capai tanpa terlebih dahulu mengetahui di mana Anda berada saat ini.
Perusahaan teknologi dan non-teknologi semakin mengandalkan Kanban dari hari ke hari untuk menerapkan metode manajemen yang gesit dan ramping. Sepanjang perkembangannya sejak hari-hari di Toyota, Kanban telah secara kaku terpaku pada prinsip-prinsip yang tercantum di bawah ini –
- Visualisasikan Pekerjaan
Kanban dengan indah menggambarkan bagaimana alur kerja Anda melalui sistem dengan metode visual. Pemblokir, kemacetan, dan antrean dapat menghasilkan kolaborasi yang luar biasa dalam tim Anda dan dapat meningkatkan produktivitas Anda secara tak terduga.
- Batasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung
Jika Anda lelah berpindah dari satu tugas ke tugas lain atau memprioritaskan tugas berulang kali, Kanban dapat menjadi penyelamat Anda dengan fitur karakteristiknya untuk mengurangi pekerjaan yang belum selesai yang mengalir dalam sistem hingga batas tertentu.
- Fokus pada Arus
Kanban membantu Anda dalam menerapkan batas pekerjaan yang sedang berjalan dan dalam mengejar kebijakan yang didorong oleh tim. Dengan demikian, ini membantu Anda mengurangi beban kerja secara drastis, mengumpulkan metrik untuk menganalisis aliran data, dan Anda bahkan bisa mendapatkan peringatan tentang masalah masa depan yang mungkin muncul selama pekerjaan Anda.
- Perbaikan terus-menerus
Cukup atur Kanban sekali saja, itu akan memastikan bahwa Anda mendapatkan budaya pertumbuhan dan peningkatan konstan setiap hari. Anda dapat mengukur efektivitas tim Anda dengan mengukur pada indikator seperti aliran, kualitas, hasil, waktu tunggu, dan lainnya. Setelah mengetahui di mana Anda gagal, Anda selanjutnya dapat bekerja pada indikator-indikator tertentu dan meningkatkan produktivitas Anda secara drastis. Anda dapat bereksperimen dan menganalisis dengan berbagai cara untuk meningkatkan produktivitas sistem.
Baca juga:
Mengapa Anda harus mematikan ponsel Anda di Pesawat?