Emailatau e-mail, kependekan darisurat elektronik, adalah nama untuk pesan teks yang dikirim melalui Internet dan diambil oleh pengguna secara online atau diunduh melalui klien surat menggunakanteknologipush ataupull, tergantung pada perangkat dan program yang menerima pesan.Pengarsipan mengacu pada rencana penyimpanan di mana barang-barang diatur dengan cara yang logis dan dapat diakses.Itu juga bisa merujuk pada membuat salinan cadangan materi.Pengarsipan email mengacu pada sistem pengarsipan metodis untuk email yang menghapusnya dari server dan mencadangkannya dengan aman.
Hard drive eksternal dapat digunakan untuk menyimpan email.
Hal terbaik yang harus dilakukan pertama kali berkaitan dengan pengarsipan email adalah mempertimbangkan pilihan Anda.Putuskan apakah cukup untuk mengarsipkan email Anda di awan, atau apakah Anda memerlukannya diarsipkan di mesin Anda atau dalam bentukcetak.Mungkin bahan tertentu perlu dicetak, sementara bahan lain bisa tetap dalam bentuk elektronik.Jika email akan diarsipkan di mesin Anda, putuskan apakah Anda akan membuat cadangan padahard driveeksternaldan juga apakah ada yang perlu disimpan dalam bentuk selain format file klien email Anda, misalnya, disimpan dalam PDF format berkas.
Salah satu tip terbaik untuk pengarsipan email adalah menghapus email yang tidak diinginkan segera setelah diterima atau setelah melihatnya di kotak masuk Anda.
Umumnya langkah kedua dalam membuat sistem pengarsipan email adalah membuat hierarki folder penyimpanan di dalam klien email Anda.Dalam melakukan ini, Anda dapat memisahkan email pribadi dari email bisnis, dan memastikan folder yang perlu Anda akses lebih sering mudah dijangkau.Ingatlah bahwa folder dapat diatur ulang dan diganti namanya, jadi setelah proyek yang menjadi prioritas utama selesai, Anda mungkin ingin memiliki cara untuk mengarsipkannya di dalam sistem folder, seperti memasukkannya ke dalam folder bernama “Proyek yang Diselesaikan” dengan tahun.Pertimbangkan apakah membuat filter untuk mengurutkan email masuk langsung ke folder akan membantu Anda: beberapa orang menyukai fitur ini;orang lain tidak pernah menggunakannya.
Salah satu tip terbaik untuk pengarsipan email adalah menghapus email yang tidak diinginkan segera setelah diterima atau setelah melihatnya di kotak masuk Anda.Ini dapat menghemat waktu Anda karena Anda tidak perlu meninjaunya lagi, dan membantu mencegah materi yang tidak perlu mencapai arsip, di mana hanya materi yang bernilai yang harus disimpan.Atau, jika lebih cocok untuk Anda, Anda dapat melakukan penghapusan massal sebelum pengarsipan.Anda mungkin dapat mengatur klien email Anda kapan email harus dihapus dari server, tetapi secara berkala, ada baiknya untuk mengunjungisitus webISPAnda, melihat apa yang sebenarnya ada di server, dan membersihkannya, sesuai kebutuhan.Jika Anda cukup mengosongkan ruang server, Anda dapat memilih untuk meninggalkan email penting di sana sebagai arsip tambahan.
Dalam situasi bisnis, mematuhi peraturan, keamanan, dan efisiensi adalah unsur kunci dalam membuat keputusan pengarsipan email.Pengarsipan email perusahaan dapat dikelola oleh aplikasi perangkat lunak yang dibuat untuk tujuan itu dan dengan fitur yang dibuat untuk mengatasi masalah khusus bisnis.Ini termasuk kemampuan untuk mengelola jejak kertas virtual dan menghapus pesan yang tidak diperlukan lagi.