komunikasi yang efektif staf, organisasi dan perusahaan sangat penting untuk mencapai tujuan dan mengembangkan pribadi – hubungan tantangan paling kompleks kehidupan, seperti hubungan sosial yang signifikan (ibu / bapak-anak, keluarga, pekerjaan, dll) atau kemajuan di Anda karir profesional membutuhkan penanganan komunikasi yang benar.
Baik lisan maupun tulisan, komunikasi bukanlah hal yang sederhana. Kabar baiknya adalah bahwa kemampuan berkomunikasi dapat dipelajari. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan belajar meningkatkan komunikasi yang efektif dan Anda akan segera melihat perubahan dalam penerimaan, kepercayaan, dan pengembangan profesional.
10 Langkah Mengembangkan Komunikasi yang Efektif
1-Jangan anggap remeh apapun
Banyak orang, terutama di bidang profesional, yakin akan keunggulan komunikatif mereka, memegang keyakinan seperti :
“Saya seorang komunikator yang baik … semua orang memiliki masalah.”
“Cara saya berkomunikasi bukanlah masalah, itu adalah orang lain yang tidak tahu bagaimana mendengarkan.”
Menunjukkan kesalahan orang lain sebagai pembenaran untuk masalah kita adalah hobi nomor satu masyarakat individualistis, perbedaan yang diusulkan oleh ilmuwan Miller pada tahun 1984 1 .
Efek komunikasi yang saya bicarakan ini adalah efek atribusi: interpretasi atau penjelasan yang dibuat tentang penyebab, motif dan alasan beberapa peristiwa (termasuk keyakinan, sikap dan perilaku) baik pada orang lain atau pada individu yang melakukannya.
Ilmuwan Kelley mengusulkan bahwa jika manusia bertindak sebagai ilmuwan, kita hanya dapat menimbulkan atribusi jenis ini jika dalam situasi tertentu mengusulkan 2 :
- Setiap kali kita bersama orang itu, hal yang sama terjadi pada kita.
- Orang itu memiliki masalah yang sama dengan lebih banyak orang.
Namun, karena alasan budaya dan pembelajaran, kita tidak ilmiah atau objektif saat membuat penilaian atribusi.
Kembali ke contoh, cara paling sederhana dan tercepat adalah dengan menyalahkan pihak lain atas suatu masalah tertentu.Mengapa?
- Bias tren konfirmasi: kita mengalami bias atribusi ini jika kita tidak mencari informasi yang berada di luar persepsi pribadi kita atau jika kita memaksakan penilaian kita pada penilaian orang lain.
Artinya, jika kita bertindak seperti manusia daripada ilmuwan, kita cenderung menerima begitu saja bahwa kesalahan orang lain itu benar meskipun hanya pengamatan pertama Kelley yang berlaku .
Musuh terbesar dari pembelajaran dan pengembangan pribadi adalah cara berpikir kita. Jika kita menganggap bahwa kita sempurna dan orang lain adalah komunikator yang buruk , kita tidak akan pernah bertanya pada diri sendiri apa yang bisa kita tingkatkan.
Yang benar adalah bahwa kita semua memiliki kekuatan dan kelemahan dalam berbagai aspek komunikasi interpersonal. Tidak ada satu orang pun di planet ini yang tidak perlu bekerja untuk meningkatkan komunikasi mereka karena ini adalah pekerjaan seumur hidup, kita tidak boleh lengah.
2-Kenali diri sendiri
Sebelum memutuskan untuk membuat perubahan dalam cara Anda berkomunikasi, Anda harus tahu apa kekuatan Anda untuk mencoba mempertahankan dan belajar dari mereka atau apa kelemahan Anda, yang harus Anda perbaiki.
Luangkan waktu untuk meninjau pertemuan komunikatif terakhir yang Anda alami. Ajukan pertanyaan pada diri sendiri dan coba gambarkan gaya komunikasi Anda. Beberapa pertanyaan yang dapat Anda tanyakan pada diri sendiri dalam setiap adegan komunikatif yang Anda ingat adalah sebagai berikut:
- Bagaimana saya berkomunikasi (perilaku, sikap, jenis argumen yang digunakan, dll)?
- Apa konsekuensi dari berkomunikasi dengan cara ini?
- Alat komunikasi mana yang digunakan lebih positif dan mana yang lebih negatif?
- Alat apa yang bisa Anda gunakan secara luas?
- Dan, di antara hal-hal negatif, bagaimana Anda bisa menghindarinya?
3-Jaga visi global
Bayangkan Anda berada dalam konteks kelompok kerja atau belajar. Mungkin hal yang paling penting bagi Anda dan kelompok adalah tugas. Namun, ini adalah pedang bermata dua.
Ketika ada tugas yang harus dilakukan, kita cenderung fokus dan lalai dalam berurusan dengan orang. Ketika hal ini terjadi, cobalah untuk menjaga pandangan global tentang apa yang terjadi.
Karena sebagian besar kesalahan kinerja disebabkan oleh komunikasi yang buruk, cobalah untuk menjadi suara objektif kelompok. Selain itu, dalam banyak kesempatan Anda akan terlibat dalam diskusi kelompok. Jika Anda pernah menjadi pengamat, Anda akan tahu bagaimana mengidentifikasi penyebab konflik untuk menemukan solusi.
4-Dengarkan sebelum berbicara
Berkaitan erat dengan poin sebelumnya kita menemukan fenomena ini. Anda pasti akan dapat mengidentifikasi berbagai situasi komunikasi dalam hidup Anda di mana Anda telah menemukan diri Anda mempertahankan posisi gigi dan kuku Anda.
Semakin penting topik yang akan dibahas dalam suatu percakapan bagi kita, semakin kita akan berusaha untuk mempertimbangkan pendapat kita.
Hal ini dapat menyebabkan kita untuk tidak mendengarkan dan memonopoli pidato, atau bahkan untuk menghadapi diri kita sendiri dengan orang lain karena prevalensi sudut pandang kita. Namun, dalam banyak kesempatan, sudut pandang Anda dan sudut pandang orang lain tidak berlawanan seperti yang terlihat pada awalnya.
Oleh karena itu, strategi terbaik untuk menghindari menemukan diri kita dalam situasi tidak nyaman yang membuat kita mengingat percakapan sebagai kegagalan, adalah mendengarkan sebelum berbicara dan mencoba memberikan argumen singkat namun sangat informatif dengan cara yang tegas .
5-Ketegasan kerja
Sebagai titik tengah antara kepasifan dan agresivitas dalam wacana komunikasi kita, kita menemukan ketegasan. Istilah ini, meskipun berasal dari bahasa Latin (penegasan tentang kepastian suatu hal), pertama kali dijelaskan secara rinci oleh Wolpe dan Lazarus pada tahun 1958.
Ketegasan terdiri dari menegaskan diri kita sendiri dan menghormati diri kita sendiri, mengatakan apa yang kita pikirkan dan katakan tanpa takut akan pembalasan, ya, selalu melakukannya dengan elegan dan dari posisi hormat yang maksimal.
Apa yang harus saya lakukan untuk bersikap tegas?
- Selalu katakan yang sebenarnya, apakah itu positif atau negatif untuk lawan bicara Anda, tanpa memperlakukannya dengan penghinaan atau mengirim pesan yang menyakitkan. Ketegasan melibatkan keanggunan dan menghormati orang lain.
- Sampaikan pesan Anda dengan jelas, ringkas, cepat, dan tegas. Komunikasi asertif tidak memahami keraguan. Ketika berbicara tentang komunikasi yang efektif, lebih sedikit selalu lebih.
- Bicaralah tentang apa yang Anda ketahui, jangan pernah mendasarkan diri Anda pada spekulasi atau persepsi belaka. Mengapa? Jika kredibilitas Anda sebagai sumber informasi berkurang, kemungkinan besar lawan bicara Anda akan mengambil kesempatan untuk “memakan” Anda dengan argumennya, memasuki lingkaran komunikasi agresif-defensif .
- Ajak dialog, ajukan pertanyaan dan minta partisipasi.
- Dengarkan secara aktif lawan bicara Anda. mendengarkan aktif adalah dimensi didominasi komunikatif nonverbal 3 . Ekspresi wajah Anda dan gerakan konfirmasi Anda akan menunjukkan pendapat Anda kepada lawan bicara Anda tanpa perlu berbicara. Ini adalah cara yang bagus untuk menyimpan kata – kata dan mengekspresikan diri Anda saat mendengarkan. Selain itu, Anda akan memicu motivasi dan minat komunikasi yang lebih besar pada Anda sebagai orang yang dapat diajak berbagi sudut pandang.
6-memiliki sikap positif
Setiap tindakan komunikasi antara manusia mengandung dua komponen ini.
Sikap berasal dari keyakinan, perasaan, dan niat kita. Psikolog Allport mendefinisikannya sebagai disposisi mental dan neurologis yang diatur dari pengalaman yang memberikan pengaruh yang mengarahkan atau dinamis pada reaksi individu terhadap semua objek dan semua situasi yang sesuai dengannya.
Jika kita menganalisis definisi ini, kita melihat bahwa dalam tindakan komunikatif, sikap kita sama pentingnya dengan perilaku kita. Dalam setiap pertukaran komunikatif , sikap kita akan selalu hadir, memberikan informasi kepada lawan bicara kita.
Ketika saya berbicara tentang sikap, yang saya maksud adalah sikap yang kita miliki terhadap diri kita sendiri dan sikap yang kita ambil terhadap orang lain, dan kedua jenis sikap tersebut adalah yang paling penting.
Jika sikap Anda terhadap diri sendiri negatif (rendah diri), ini akan tercermin dalam cara Anda berkomunikasi, membuat tugas jauh lebih sulit.
Dengan cara apa? Seseorang yang tidak menghargai dirinya sendiri dan menginginkan cukup akan menyebabkan efek yang sama pada lawan bicaranya dan kredibilitasnya akan berkurang.
Sebaliknya, jika Anda mempertahankan sikap positif terhadap diri sendiri, Anda akan segera melihat bahwa orang lain akan lebih tertarik untuk mendengarkan pendapat Anda dan menerima argumen Anda.
7-Beradaptasi dengan lawan bicara Anda
Semuanya berkomunikasi: Anda, lawan bicara Anda, subjek, momen, tempat, dan caranya.
Bergantung pada percakapan yang seharusnya, konteksnya harus disesuaikan. Jadi, percakapan kerja tidak sama dengan percakapan dengan teman atau keluarga.
Bagaimanapun, aspek yang paling penting adalah orang yang berkomunikasi dengan Anda. Dalam arah ini, Einstein berkata: “Anda tidak memahami sesuatu kecuali Anda dapat menjelaskannya kepada nenek Anda.”
8-Empati: Apa yang dipikirkan lawan bicara saya?
Anda mungkin bertanya pada diri sendiri pertanyaan ini sangat sering ketika Anda memiliki percakapan. Jika demikian, sangat bagus. empati adalah kemampuan untuk memahami pikiran, perasaan, emosi dan niat dari orang lain.
Semakin baik Anda mengenal seseorang, semakin baik Anda dapat berempati dengan mereka, dan semakin Anda terbiasa menafsirkan apa yang mungkin dirasakan atau dipikirkan orang lain, semakin baik keterampilan Anda .
Jika lawan bicara Anda merasa bahwa Anda berempati dengannya, dia akan merasa lebih tertarik dan termotivasi dengan percakapan Anda. Inilah sebabnya mengapa empati adalah alat komunikasi yang kuat . Dengan menaruh minat pada orang lain, Anda akan mendapatkan minat.
Apa yang dapat saya lakukan untuk berempati dalam percakapan?
- Tanyakan padanya apakah kesan Anda benar. Selama percakapan, cobalah menebak apa yang orang lain pikirkan atau rasakan. Ketika Anda memiliki ide kasar, tanyakan secara tidak langsung menggunakan ekspresi seperti “Sepertinya…. Aku benar?” atau “Saya mendapat kesan bahwa …”. Berdasarkan jawaban yang Anda dapatkan, Anda akan mendapatkan petunjuk untuk menginterpretasikan sinyal dari orang tersebut.
- Perhatikan tatapan lawan bicara Anda: Tidak sia-sia dikatakan bahwa mata adalah cerminan jiwa. Penampilan seseorang akan memberi tahu Anda bagaimana perasaannya.
- Timbal balik emosional: Jika yang Anda inginkan adalah orang yang Anda ajak bicara mengekspresikan emosinya, mulailah dengan melakukan hal yang sama. Sangat mungkin bahwa dengan cara ini orang lain beradaptasi dengan tingkat ekspresi Anda.
Berkaitan erat dengan empati adalah konsep komunikasi etis. Ini mengacu pada mempertimbangkan kesejahteraan orang yang berinteraksi dengan Anda, menunjukkan kepekaan Anda terhadap perasaan dan keyakinan mereka.
Jika seseorang merasa dipahami, mereka akan lebih terbuka untuk mendengarkan Anda dan mengungkapkan apa yang sebenarnya mereka rasakan.
9-Pengamatan dan mendengarkan secara aktif
Ketika kita berkomunikasi, semua indera kita dapat memberi kita informasi yang sangat berharga. Cenderung menggunakan indera pendengaran sebagai prioritas, kita hanya menerima 45% dari total informasi yang dikirimkan oleh lawan bicara kita: nada suara, volume , ritme, dan konten.
55% informasi komunikatif lainnya dapat dirasakan melalui indera penglihatan 3 tetapi, untuk ini, kita harus melatih dan membiasakan diri menangkap kunci-kunci ini: ekspresi, gerak tubuh, posisi, laju pernapasan, jarak, dll.
Ketika kita mendengarkan lawan bicara kita, kita harus membiasakan diri untuk melakukannya secara aktif, yaitu menggali informasi secara maksimal dari rangsangan yang ditangkap: berpikir, membuat asosiasi dan interpretasi, dll. Selain itu, alat motivasi yang baik untuk mengiringi pidato Anda adalah dengan membuat anggukan kecil menggunakan kata-kata atau gerak tubuh.
10-Waspadalah terhadap gangguan komunikasi
Salah satu cara terbaik untuk belajar berkomunikasi secara efektif adalah dengan memperbaiki dan memperbaiki kesalahan kita. Ada perubahan komunikatif tertentu yang terjadi dengan frekuensi tinggi di semua pertukaran komunikatif:
- Distorsi : terdiri dari interpretasi sebagian atau subjektif dari informasi yang dikirimkan oleh lawan bicara kita. Ketika kita mendengarkan, kita harus memposisikan diri kita dalam kerangka acuan orang yang berbicara dan mencoba mengisolasi diri kita sendiri, berdasarkan pengalaman dan pembelajaran kita. Setiap orang adalah dunia.
- Kelalaian : karena kapasitas perhatian manusia terbatas, kita biasanya kehilangan sebagian informasi yang dikirimkan oleh lawan bicara kita. Ini bisa membuat frustrasi dan menurunkan motivasi orang yang Anda ajak bicara. Cobalah untuk memodulasi perhatian Anda untuk memastikan Anda mengingat informasi penting dan menyaring informasi yang kurang relevan. Untuk mengetahui apa yang penting, kita harus memperhatikan bahasa non-verbal lawan bicara kita, yang akan menonjolkannya dengan konten emosional yang lebih besar.
- Generalisasi : perubahan ini, bertentangan dengan yang sebelumnya, mengacu pada pesan komunikatif Anda dalam menanggapi pesan lawan bicara Anda. Kita cenderung menggeneralisasi situasi tertentu menjadi “selalu, tidak pernah, semua, tidak ada, dll”. Cobalah untuk menghindari penggunaan ungkapan-ungkapan ini dengan menggeneralisasi kasus – kasus tertentu yang disampaikan oleh orang yang Anda ajak bicara kepada Anda. Mengapa? Ini akan menyebabkan perasaan tidak mengerti lawan bicara Anda yang akan diterjemahkan menjadi penolakan dan frustrasi terhadap Anda.
Dan apa yang Anda lakukan untuk menjalin komunikasi yang efektif dengan orang lain? Pengalaman Anda akan membantu kita untuk memiliki pendapat dan pembaca lain. Terima kasih!
Referensi
- Miller, JG (1984). Kebudayaan dan perkembangan penjelasan sosial sehari-hari. Jurnal Psikologi Kepribadian dan Sosial, 46, 961–978.
- Kelley, HH (1971). Atribusi dalam interaksi sosial. New York: Pers Pembelajaran Umum.
- Mehrabian, Albert (1969): ” Beberapa referensi dan ukuran perilaku nonverbal”. Metode dan Instrumentasi Penelitian Perilaku, 1, 203-207.
- Perusahaan Xlibris. (2008). Keterampilan Komunikasi yang Efektif: Landasan untuk Perubahan.
- Chambers, HE (2001). Keterampilan Komunikasi yang Efektif untuk Profesional Ilmiah dan Teknis. Buku Dasar.