Pesanan pembelian , juga disebut pesanan pembelian atau catatan pesanan pembelian , adalah dokumen dimana pembeli meminta barang dari penjual.
Dengan cara ini, apa yang kita lakukan adalah mendokumentasikan kebutuhan produk kita. Hal yang biasa adalah mengirimkan dokumen ini ke pemasok sehingga dapat memasok pesanan tersebut. Mampu melakukannya secara fisik atau virtual (email atau website).
Tujuan dari catatan pesanan adalah untuk kemudian dapat membandingkan catatan pengiriman dengan pesanan ini dan mencatat kemungkinan kejadian, serta memiliki kondisi pesanan tersebut secara tertulis.
Proses dalam pesanan pembelian
Pertama Anda harus mengetahui kebutuhan yang kita miliki. Setelah pemasok yang sesuai telah dipilih, pesanan pesanan ini dikeluarkan. Penjual menerima yang asli dan pembeli menyimpan salinannya. Penjual melayani pesanan dan melampirkan catatan pengiriman yang dicocokkan dengan itu. Jika ada sesuatu yang tidak disediakan, itu tetap tertunda.
Dokumen ini bermanfaat bagi kedua belah pihak. Pembeli dapat mengontrol jenis atau jumlah pengeluaran dan membuat perkiraan pembayaran. Penjual dapat mengatur pesanannya yang berbeda dan membuat perkiraan biaya. Dalam kedua kasus, program manajemen dan bahkan spreadsheet sangat membantu. Di sisi lain, untuk tujuan hukum, setelah diterima, itu mengikat kedua belah pihak untuk pertukaran yang disepakati.
Isi catatan pesanan
Biasanya, mereka biasanya merupakan data yang sama yang diperlukan pada catatan pengiriman, hanya saja ungkapan “Pesanan pesanan” atau yang serupa akan muncul di kop surat. Kita merincinya di bawah ini:
- Detail pembeli dan penjual. Nomor identifikasi pajak setiap negara sangat penting . Juga alamat pajak.
- Tanggal dan tempat penerbitan pesanan. Yang pertama sangat penting, terutama untuk mengontrol waktu yang dibutuhkan pemasok kita untuk memasoknya. Dengan cara ini, kita bisa menghindari stock break.
- Nama produk dan referensi. Jumlah yang dipesan, harga dan kemungkinan diskon, promosi atau bonus juga disertakan.
- Metode pembayaran yang dipilih , serta syarat dan jumlah yang harus dibayar, jika berlaku. Poin ini penting untuk mengelola perbendaharaan dengan baik .
- Total biaya , kemungkinan transportasi, asuransi atau pengeluaran serupa dan, sebagai bagian penting, tanda tangan yang berwenang.
- Tanggal dan cara pengiriman. Pada titik ini, setelah pengiriman, catatan pengiriman akan dikirim ke pelanggan untuk ditandatangani, yang biasanya dilampirkan pada pesanan. Kemungkinan kejadian atau yang belum disediakan juga harus diperhatikan.
Yang benar adalah bahwa persyaratan ketat ini terkadang santai, tergantung pada hubungan komersial dan kepercayaan. Dalam banyak kasus, pesanan dilakukan secara lisan atau melalui telepon. Bahkan dapat diminta melalui email tetapi tanpa dokumen pesanan. Meski begitu, akan lebih mudah untuk selalu mengontrol pesanan ini.
Contoh pesanan pembelian
Mari kita lihat contoh dokumen pesanan. Di dalamnya kita dapat melihat semua data yang diperlukan dan kemungkinan diskon dan pengeluaran terkait dengan pasokan barang tersebut. Juga ruang yang disediakan untuk insiden dan untuk tanda tangan orang yang menerima barang dagangan.
Catatan: Data yang diberikan di atas adalah data fabrikasi.