Perangkat lunak perencana acara adalah produk perangkat lunak yang dirancang untuk membantu orang-orang dengan perencanaan acara.Ini dapat digunakan oleh perencana acara profesional dan ada juga versi penggunaan pribadi yang tersedia untuk orang-orang yang ingin menggunakan perangkat lunak dalam perencanaan acara pribadi mereka.Produk perangkat lunak khusus ini bisa mahal, terutama jika dilengkapi dengan sejumlah fitur khusus, dan ketika membelinya, orang harus bertanya tentang apa yang tercakup dalam lisensi.Sebagai contoh, beberapa program dapat diinstal pada beberapa komputer yang akan disinkronkan satu sama lain, sementara dalam kasus lain lisensi hanya mencakup satu komputer.
Perangkat lunak perencana acara dapat membantu penjadwalan dan penganggaran yang terkait dengan perencanaan pernikahan.
Merencanakan sebuah acara membutuhkan banyak pengorganisasian.Perangkat lunak perencana acara digunakan untuk mengelola detail acara.Detail ini mencakup semuanya, mulai dari informasi kontak semua orang yang terlibat hingga pengingat yang mengirimkan peringatan saat tindakan tertentu, seperti mengirim setoran, perlu dilakukan.Perencana acara mungkin merasa lebih nyaman menggunakan perangkat lunak seperti itu daripada mencoba mengadaptasiprogram perangkat lunakdasaruntuk penggunaan perencanaan acara.
Perangkat lunak biasanya memungkinkan beberapa acara direncanakan pada satu waktu.Dengan menggunakan perangkat lunak perencana acara, orang dapat menyusun kalender tugas, membuat catatan tentang semua vendor yang terlibat, menyimpan salinan kontrak, mencatat rapat dan panggilan telepon, dan membuat catatan lain yang relevan dengan perencanaan acara.Kemampuan untuk menyinkronkan juga bisa menjadi sangat penting.Menggunakan perangkat lunak sinkronisasi, perencana acara dapat membawa laptop ke rapat untuk membuat catatan, dan menyinkronkan laptop dengan desktop di kantor.
Perangkat lunak ini dirancang untuk merampingkan aspek pengorganisasian perencanaan acara sehingga perencana acara dapat fokus pada gambaran yang lebih besar.Perangkat lunak perencana acara juga berguna untuk mencegah kesalahan dan kecelakaan yang dapat merusak hari besar.Misalnya, perangkat lunak mungkin secara otomatis membuat daftar periksa untuk berbagai jenis acara yang digunakan untuk memastikan bahwa dasar-dasar seperti tempat, katering, peralatan, dan sebagainya tercakup dan perencana acara tidak lupa memesan kue pernikahan. .
Perangkat lunak perencana acara dapat hadir dengan berbagai fitur.Saat membeli produk perangkat lunak khusus, ada baiknya untuk duduk dan memikirkan daftar fungsi perangkat lunak yang diinginkan.Misalnya, perencana acara mungkin menginginkan perangkat lunak yang dapat menghasilkan undangan, mencetak kontrak boilerplate, dan menghasilkan dokumen lainnya.Demikian juga, perencana acara mungkin menyukai fitur sepertipengingatemailotomatis yangdikirim ke vendor dan peserta, ruang untuk menyimpan foto tempat, dan sebagainya.Perencana acara harus memikirkan cara mereka menyelesaikan pengorganisasian saat ini untuk memastikan bahwa layanan yang mereka tahu akan mereka butuhkan akan disediakan.