Banyak orang membuat folder email massal di program email mereka untuk mengurangi jumlah spam atau email sampah yang dapat memadati kotak masuk mereka. Dengan bantuan filter spam, ini dapat sangat mengurangi waktu yang terbuang untuk berurusan dengan email sampah, tetapi filter spam tidak mudah — beberapa email yang ingin Anda terima di kotak masuk Anda mungkin salah dimasukkan ke folder spam atau email massal Anda. Anda tidak ingin pesan dari anggota keluarga, daftar layanan langganan Anda, atau email bisnis “hilang” di folder email massal. Selain itu, Anda tidak perlu menelusuri folder semacam itu untuk mencoba menemukan hal-hal penting.
Spam merupakan ancaman yang sangat nyata bagi jutaan pengguna email di seluruh dunia.
Terlepas dari menjamurnya filter email, ada cara yang sangat sederhana untuk menghentikan email bagus agar tidak disimpan di folder email massal Anda . Program email Anda mungkin memiliki opsi untuk menandai email sebagai “sampah” atau “bukan sampah”. Saat Anda menandai email sebagai “bukan sampah”, itu akan berakhir di kotak masuk Anda, bukan di folder email massal Anda. Lakukan ini dari waktu ke waktu, dan filter spam Anda harus dilatih untuk mengetahui bahwa jenis email tersebut bukan spam.
Meskipun folder email massal dapat menghemat waktu dan membantu menghindari masalah keamanan, filter spam bukanlah hal yang mudah.
Hal lain yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi email yang baik agar tidak salah arsip di folder email massal Anda adalah memastikan buku alamat Anda menyertakan alamat email yang Anda harapkan untuk menerima email. Sebagian besar penyedia layanan email menyimpan buku alamat praktis tempat Anda dapat menyimpan alamat email yang penting. Pastikan buku alamat Anda menyertakan alamat email keluarga, teman, daftar favorit, dan rekan bisnis dan Anda harus dapat mengurangi jumlah email bagus yang salah arsip.
Jika Anda sedang mencari pekerjaan dan mengirimkan resume ke berbagai alamat email, Anda mungkin ingin menambahkan alamat ini, setidaknya untuk sementara, ke daftar alamat Anda. Anda selalu dapat menghapusnya nanti jika tidak ada kabar dari perusahaan.
Dua langkah sederhana ini bersama-sama akan membantu mengurangi sebagian besar masalah Anda dengan kesalahan pengarsipan email di folder email massal Anda. Namun, program layanan email dan filter spam memiliki fitur yang berbeda. Jika solusi ini tidak berhasil, periksa opsi atau preferensi dalam program email Anda untuk melihat apakah ada saran lain yang mungkin dimiliki penyedia layanan email Anda.
Hal lain yang dapat Anda lakukan, yang sebagian besar program email dan penyedia Internet akan izinkan, adalah menyiapkan alamat email “dummy”. Dengan cara ini jika Anda diminta untuk alamat email Anda untuk mendaftar ke perusahaan tertentu, Anda memberikan alamat “dummy”, bukan email Anda yang sebenarnya, yang hanya Anda berikan kepada mereka yang ingin Anda dapatkan emailnya. Sebagian besar spam, iklan, dan sejenisnya akan berakhir di folder massal alamat dummy daripada ditujukan ke alamat Anda yang sebenarnya.
Saat Anda mencari pekerjaan, terutama di situs seperti craigslist, seringkali Anda tidak tahu alamat email apa yang harus dicari di email balasan. Karena beberapa tawaran pekerjaan dapat berupa penipuan, Anda disarankan untuk tidak mengirim resume melalui surat craigslist anonim. Sebagai gantinya, hubungi orang tersebut dan mintalah alamat email dari perusahaan sebelum mengirimkan resume, lalu tambahkan alamat ini ke daftar alamat Anda.
Beberapa perangkat lunak anti-spam memfilter email berdasarkan daftar spammer yang dikenal yang diperbarui secara berkala.