Saat memilih server email open source, setiap layanan akan dapat menangani fungsi dasar mengirim dan menerima email;aspek penting yang dicari pengguna dan administrator adalah fitur tambahan.Sebagian besar program server email open source dibuat dengan fitur untuk bisnis atau orang sibuk yang membutuhkan organisasi.Ini berarti pengguna harus mencari server email dengan buku alamat, kalender, dan alat penjadwalan.Fungsi penting lainnya adalah dapatmengirimpesan instan ke pengguna lain, karena ini bisa lebih cepat daripadapercakapanemail.Keamanan diperlukan, jadienkripsiharus diperlukan, dan kemampuan untuk memblokirspamakan membantu menjaga kotak masuk tetap kosong untuk email penting.
Pengguna dapat menggunakan kunci enkripsi untuk mengirim file terenkripsi sebagai lampiran email untuk meningkatkan privasi online.
Selain mengirim dan menerima email, server email memiliki alat yang memungkinkan pengguna mengatur komunikasi dan kehidupan sehari-hari mereka.Untuk membantu dalam hal ini, server email open source harus dilengkapi dengan buku alamat, sehingga pengguna dapat menambahkan dan mengatur kontak, dan kalender untuk menjadwalkan acara harian.Alat penjadwalan yang lebih spesifik yang memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan hari-hari mereka ke jam juga akan membantu agar tetap teratur.
Selain mengirim dan menerima email, server email memiliki alat yang memungkinkan pengguna mengatur komunikasi dan kehidupan sehari-hari mereka.
Mengirim email dengan server email open source adalah cara cepat untuk berkomunikasi dengan seseorang, tetapi tidak secepat pesan instan.Ini memungkinkan dua pengguna yang sama-sama online untuk berkomunikasi seolah-olah dalam percakapan, yang memfasilitasi komunikasi lebih baik daripada email.Server email dengan kemampuan pesan instan akan membantu komunikasi yang lebih cepat.
Jika alamat email pernah disusupi, atau jika seorang spammer mengirim email ke alamat email acak, ada kemungkinan administrator akan menerima banjir email spam, atau email dengan virus.Ini berarti kotak masuk akan penuh dengan email tidak berguna yang tidak perlu menghabiskan memori, dan ada kemungkinan administrator akan secara tidak sengaja membuka email berbahaya.Agar hal ini tidak terjadi, server email sumber terbuka harus dilengkapi dengan pemblokir spam, sehingga administrator dapat memblokir email dan pengirim tertentu.
Keamanan dari spam sangat membantu, tetapi menjaga alamat email itu sendiri aman dari peretasan atau mata-mata juga merupakan prioritas.Untuk menjaga keamanan server, banyak server email mengenkripsi pesan dan semua interaksi server, sehingga menyulitkan kekuatan luar untuk menembus server.Server email harus memiliki setidaknya protokol enkripsi dasar, atau peretas akan mudah menyelinap ke alamat email atau memata-matai percakapan berbasis email.