Ketika berbicara tentang Microsoft Excel atau program spreadsheet lainnya, istilah pemformatan mengacu pada gaya font, ukuran font, warna latar belakang sel, dan aspek lainnya. Hal yang sama juga berlaku untuk program pengolah kata. Namun, dalam hal pemformatan bersyarat, itu adalah sesuatu yang sama sekali berbeda dari pemformatan normal untuk menerapkan warna font favorit Anda, warna latar belakang, dan yang lainnya. Dalam hal pemformatan bersyarat, pemformatan akan diterapkan secara otomatis sesuai pengaturan Anda yang dikonfigurasi, tergantung pada nilai aktual di dalam sel, yang dapat membuat segalanya terlihat lebih menyenangkan dan dapat dimengerti oleh seseorang yang melihat spreadsheet secara tiba-tiba.
Izinkan saya mengatakan beberapa patah kata tentang pemformatan bersyarat. Dalam hal pemformatan bersyarat, Anda dapat mengonfigurasi untuk secara otomatis mengubah warna latar belakang sel menjadi merah jika nilainya terletak antara 0 dan 30; kuning, jika terletak antara 31 dan 80; dan hijau, jika nilainya lebih dari 80. Jadi, jika Anda membuat spreadsheet siswa di kelas dan nilai mereka, Anda dapat dengan mudah melihat, siapa yang tidak berhasil, atau siswa yang mendapat nilai kurang dari 30, dan mereka yang mendapat nilai luar biasa, berarti lebih dari 80, karena akan diberi tanda hijau. Itu hanya sebuah contoh, namun, ada beberapa cara lain Anda dapat menggunakan pemformatan bersyarat.
Jadi, tanpa penundaan, mari kita mulai dengan pemformatan bersyarat dan cara menerapkannya dalam pekerjaan sehari-hari dengan Microsoft Excel.
Menggunakan pemformatan bersyarat di Microsoft Excel
Saya akan mencoba menjelaskan konsep conditional formatting secara lengkap dengan satu set data sehingga menjadi mudah untuk anda pahami.
Anda dapat menemukan pemformatan bersyarat di bawah tab beranda di Microsoft Excel, seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di bawah ini.
Berikut ini adalah kumpulan data, yang sesuai dengan nilai 11 siswa dalam ujian dalam mata pelajaran tertentu.
Pertama, kita akan menerapkan aturan sederhana, yang akan memformat sel yang berisi tanda, dengan cara yang berbeda tergantung pada tanda, dengan cara berikut.
Warna latar belakang sel akan menjadi sebagai berikut.
0-30: Merah
31-80: Kuning
81-100: Hijau
Pemformatan bersyarat sesuai nilai absolut
Untuk melakukannya, pilih sel yang berisi tanda, dan klik ‘ Conditional Formatting ‘, dan pilih ‘ Less Than… ‘, di bawah ‘ Highlight Cell Rules ‘.
Sekarang, masukkan 30, di bawah ‘ Format sel yang KURANG DARI: ‘, dan ubah warna dari menu tarik-turun. Pilih saja ‘ Light Red Fill ‘, atau klik ‘ Custom Format… ‘, jika Anda ingin menerapkan warna yang tepat.
Selanjutnya, pilih sel lagi, dan klik ‘ Antara… ‘, di bawah ‘ Sorot Aturan Sel ‘.
Sekarang, masukkan rentang, yang akan menjadi 31 di kotak pertama dan 79 di kotak teks berikutnya. Selanjutnya, pilih warna yang mendekati ‘Kuning’ dengan memilih ‘ Format Khusus… ‘, dan terakhir, klik ‘OK’.
Terakhir, Pilih sel lagi, dan klik ‘ Lebih Besar Dari… ‘ di bawah ‘ Sorot Aturan Sel ‘.
Sekarang masukkan 80 sebagai nilainya, dan pilih gradien hijau, dari bagian ‘ Custom Format… ‘, dan terakhir, klik ‘OK’.
Sekarang, pemformatan bersyarat sudah berakhir, dan bahkan jika Anda mengubah nilainya, warna sel adalah pemformatan yang dipilih, akan diterapkan sesuai dengan nilai yang diperbarui.
Memformat sesuai aturan atas dan bawah
Terkadang Anda mungkin hanya perlu memformat sel yang berisi nilai lebih atau kurang dari rata-rata semua nilai, 10 nilai teratas, 10 nilai terbawah, yang memiliki nilai tertinggi dan terendah, atau cara serupa lainnya.
Cukup pilih ‘ Aturan Atas/Bawah ‘ di bawah ‘ Pemformatan Bersyarat ‘ dan pilih opsi yang sesuai, yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Di sini saya hanya memformat sel yang memiliki 10 nilai teratas. Cukup klik ‘ Top 10 Items… ‘ di bawah ‘ Top/Bottom Rules ‘ di bawah opsi ‘ Conditional Formatting ‘.
Sekarang, Anda dapat memilih berapa banyak nilai yang akan disorot. Secara default nilainya akan diatur ke 10, namun, jika Anda mengubah nilainya menjadi 1, hanya sel yang memiliki nilai tertinggi yang akan disorot.
Sekarang, Anda harus mengubah pemformatan sel, yang mencakup warna font, warna latar belakang, dengan cara yang persis sama, yang kita lakukan sebelumnya, dalam hal pemformatan bersyarat sesuai dengan isi nilai di dalam sel. Setelah Anda selesai, cukup klik ok untuk ‘Terapkan’ pengaturan pemformatan bersyarat.
Saya telah memutuskan untuk mengubah warna latar belakang sel yang memiliki lima nilai teratas dengan warna hijau.
Menerapkan bilah data untuk sel
Anda bahkan dapat menampilkan grafik kecil tergantung pada nilai sel. Setelah implementasi, Anda dapat memahami apa yang saya maksudkan.
Pilih sel yang berisi nilai, dan klik opsi apa pun di bawah isian gradien atau isian padat di bawah ‘ Bilah Data ‘ di bawah opsi ‘ Pemformatan Bersyarat ‘.
Setelah jenis pemformatan bersyarat ini diterapkan, Anda bisa mendapatkan output berikut di sel.
Seperti yang Anda temukan, ada grafik kecil yang memiliki gradien lebih tinggi atau lebih rendah atau mengisi sel yang sesuai dengan nilainya. Ini juga bisa sama bergunanya jika Anda melihat tabel yang sangat besar yang berisi banyak nilai.
Opsi pemformatan bersyarat lainnya
Anda bahkan dapat memilih opsi pemformatan bersyarat ‘ Color Scales ‘, yang secara otomatis akan menetapkan warna ke sel tergantung pada nilainya.
Sudah ada beberapa skala warna, yang siap untuk diimplementasikan, namun Anda bahkan dapat mengubah nilainya tergantung pada kebutuhan Anda, Dengan mengklik ‘ More Rules… ‘ di bawah ‘ Color Scales ‘ di ‘ Conditional Formatting ‘.
Terakhir, Anda bahkan dapat memilih set ikon Anda sendiri tergantung pada nilai di dalam sel menggunakan opsi ‘ Kumpulan Ikon ‘ di bawah ‘ Pemformatan Bersyarat ‘. Anda dapat memilih kumpulan ikon pilihan Anda, tergantung pada jenis nilai yang Anda miliki di dalam sel, yang mencakup bentuk, panah arah, peringkat, dan indikator, Untuk memenuhi kebutuhan Anda persis seperti yang Anda inginkan. Anda bahkan dapat menetapkan aturan Anda sendiri, dengan mengklik ‘ More Rules… ‘ di bawah ‘ Icon Sets ‘.
Begini tampilannya, dengan menerapkan pemformatan bersyarat menggunakan kumpulan ikon.
Jadi, itulah cara Anda dapat mengatur pemformatan bersyarat untuk nilai di dalam sel di Microsoft Excel. Aturan yang ada harus memenuhi kebutuhan hampir semua jenis user, namun, Anda selalu dapat memilih rangkaian aturan baru tergantung pada persyaratan sistem khusus, jika Anda memilikinya.
Membuat aturan baru
Cukup klik ‘ Aturan Baru… ‘ Di bawah pemformatan bersyarat, dan Anda harus memilih seperangkat aturan Anda sendiri sehingga pemformatan bersyarat berlangsung sesuai kebutuhan Anda.
Saat menyiapkan aturan baru, Anda dapat memilih opsi yang paling sesuai bergantung pada bagaimana tepatnya Anda ingin memformat sel bergantung pada nilainya.
Mengubah sel tergantung pada nilai di sel lain
Jadi saya berbicara banyak tentang bagaimana Anda dapat mengubah format sel tergantung pada nilainya. Anda juga dapat mengubah pemformatan kumpulan sel yang berbeda, bergantung pada nilai di sel lain.
Sesuai dengan contoh yang telah saya bahas di sini, juga dimungkinkan untuk memformat sel yang berisi nama siswa secara kondisional tergantung pada tanda mereka yang ditempatkan di sisi kanan sel.
Untuk melakukannya, pilih sel yang berisi nama siswa, (satu sel tunggal) dan di bawah ‘ Conditional Formatting ‘, klik ‘ New Rule… ‘.
Anda dapat menemukan beberapa opsi di sini, namun, saya akan memilih opsi yang dapat membantu saya memberi warna pada siswa sesuai nilai mereka, seperti kondisi pertama.
Klik pada opsi yang mengatakan ‘ Gunakan rumus untuk menentukan sel mana yang akan diformat ‘, dan masukkan rumus, sesuai dengan ‘ Format nilai di mana rumus ini benar: ‘.
Karena saya memiliki tiga syarat, saya harus meletakkan syarat pertama di sini. Warna latar belakang sel akan berubah menjadi merah, jika tandanya kurang dari 31, atau antara 0 dan 30.
Jadi rumus saya akan seperti berikut.
‘=C2<31’
Dengan mengklik opsi format, Anda dapat memilih opsi pemformatan, yang akan menjadi latar belakang merah untuk saya.
Setelah Anda selesai, klik ‘OK’.
Pratinjau sel dengan pemformatan bersyarat saat kondisi terpenuhi akan ditampilkan di bagian pratinjau.
Klik ‘OK’ lagi untuk menerapkan pengaturan pemformatan bersyarat.
Pilih sel yang sama lagi, dan klik ‘ Kelola Aturan… ‘ di bawah ‘ Pemformatan Bersyarat ‘.
Sekarang, klik ‘ Aturan Baru… ‘, dan ulangi proses yang sama, seperti yang saya sebutkan di langkah terakhir, tetapi kondisinya akan berbeda untuk kasus ini.
Kondisi di sini akan seperti di bawah ini. Anda dapat memilih warna kuning, untuk nilai yang kurang dari 81, tetapi lebih dari 30. Jadi rumusnya akan seperti berikut.
=AND(C2>30,C2<81)
Sekarang Anda harus pergi ke ‘ Kelola Aturan… ‘ yang sama dan tambahkan kondisi lain yang akan menjadi ‘ =C2 > 80 ‘, dan dalam kondisi seperti itu, warna sel akan berubah menjadi hijau.
Setelah semua ketentuan diterapkan, Anda dapat menemukan semuanya di ‘ Kelola Aturan… ‘ di bawah ‘ Pemformatan Bersyarat ‘.
Setelah Anda menerapkan perubahan di sel pertama, cukup gunakan pelukis format, untuk menyalin pemformatan sel itu, di sel yang tersisa yang berisi nama siswa.
Sekarang kondisinya akan diterapkan ke semua sel, sesuai dengan nilai di sebelahnya, dan mereka akan diwarnai sesuai format yang Anda tetapkan.
Pemformatan bersyarat adalah salah satu fitur paling keren di Microsoft Excel dan program spreadsheet lain yang tersedia, dan begitu Anda mulai mempelajari cara menggunakannya, Anda dapat mengungkap trik keren lainnya saat berurusan dengan pemformatan bersyarat. Setelah Anda memformat spreadsheet menggunakan pemformatan bersyarat, Anda dapat menggunakan spreadsheet dalam slide dalam presentasi di Microsoft PowerPoint atau program lain untuk membuat presentasi.
Jadi, itu saja tentang bagaimana Anda dapat menangani pemformatan bersyarat di Microsoft Excel, dan menangani proyek mereka dengan cara yang lebih mudah. Apakah Anda memiliki hal lain untuk dikatakan? Jangan ragu untuk mengomentari hal yang sama di bawah ini.
Artikel lain untuk dibaca:
- Cara menggunakan VLOOKUP di Microsoft Excel dengan contoh dasar
- Cara mendapatkan Lembar Kerja Microsoft Excel dalam Microsoft Word
- Tutorial untuk membuat menu drop-down adalah Google Sheets