Dokumen adalah catatan tertulis, baik secara fisik maupun virtual, yang mencerminkan karakteristik suatu peristiwa atau keadaan.
Artinya, dokumen adalah bukti dari suatu peristiwa atau situasi. Ini bisa berupa teks yang ditulis di atas kertas (atau bahan pendukung lainnya seperti karton) atau file yang disimpan pada dukungan elektronik.
Sebuah dokumen dapat digunakan untuk merekam fakta yang relevan. Misalnya, jika seseorang menyelesaikan studi universitas mereka, mereka dapat meminta dari lembaga pendidikan sebuah surat dengan semua mata pelajaran yang diambil dan nilai yang diperoleh.
Demikian pula, sebuah dokumen dapat merupakan hasil dari suatu pekerjaan. Misalnya, jika seorang peneliti melakukan studi tentang kemungkinan dampak polusi terhadap ekonomi dunia, itu akan diterjemahkan ke dalam teks. Ini akan menjadi dokumen akademis.
Dalam lingkungan yang paling sehari-hari, semua orang, ketika kita melakukan prosedur di hadapan pihak berwenang, menggunakan dokumen untuk mendukung fakta yang ingin kita tunjukkan. Yang paling umum adalah dokumen identitas, di mana Anda dapat melihat semua data pribadi individu seperti nama, nama keluarga, usia, jenis kelamin dan alamat.
Tujuan membuat dokumen adalah untuk meninggalkan kesaksian tentang masalah yang menarik, dan kemudian dapat disimpan dari waktu ke waktu.
Perlu juga dicatat bahwa teknologi memungkinkan kita untuk menyimpan dan berbagi sejumlah besar informasi yang terkandung dalam dokumen digital. Ini, menggunakan email, flashdisk atau bahkan cloud.
Jenis dokumen
Dokumen dapat diklasifikasikan di bawah kriteria yang berbeda. Misalnya, tergantung pada sumbernya, mereka dapat dibagi menjadi yang berikut:
- Primer: Apakah mereka yang berisi informasi asli dari penulis. Misalnya, tesis yang diterbitkan oleh universitas tentang topik yang belum pernah dipelajari sebelumnya.
- Sekunder: Mereka adalah mereka yang telah dimodifikasi dalam beberapa cara. Misalnya, kembali ke topik tesis, mungkin ringkasan dibuat darinya.
- Tersier : Adalah yang dihasilkan dari pengolahan dokumen sekunder. Misalnya, artikel surat kabar berdasarkan ringkasan tesis yang telah kita sebutkan.
Demikian juga, tergantung pada jenis entitas yang mengeluarkannya, mereka dapat berupa:
- Publik: Yang diterbitkan oleh entitas sektor publik ( Administrasi Publik ).
- Pribadi: Mereka diakui oleh pihak yang berkepentingan, tetapi tidak di hadapan pihak berwenang.
Kita juga harus ingat bahwa dokumen tertentu harus dilegalisir agar sah di hadapan pihak berwenang. Kita merujuk, misalnya, pada surat wasiat atau kontrak . Dengan cara ini, jika ada ketidakpatuhan oleh salah satu pihak dalam kontrak, pihak yang terkena dampak dapat melanjutkan untuk menuntut di hadapan badan peradilan.