Manajemen datamasteradalah kemampuan untuk membuat tautan umum ke semua data kunci melalui penggunaan file master.File induk, pada gilirannya, berfungsi sebagai pintu gerbang ke semua data serta berfungsi sebagai titik acuan bersama dalam mengawasi penggunaan data.Penggunaan manajemen data master dapat membantu menyederhanakan proses berbagi data umum di antara beberapa departemen atau personel kunci yang berbeda, menghilangkan kebutuhan akan banyak salinan data yang sama untuk ditempatkan di beberapa lokasi berbeda di sekitar jaringan.
Sistem manajemen data master memungkinkan berbagai departemen atau kantor untuk menyinkronkan dokumen mereka dengan file master yang disimpan di server perusahaan.
Manajemen data master juga dapat membantu dengan mengatur akses ke file di lingkungan yang lebih rumit juga.Jika sebuah perusahaan memiliki sejumlah kantor di wilayah geografis yang luas, penggunaan MDM dapat membantu pengambilan data dari lokasi mana pun dengan cepat dan mudah.Seringkali, ini dilakukan dengan menggunakan kredensial login terenkripsi yang memastikan data hanya tersedia bagi mereka yang memerlukan akses ke file master yang terlibat.Dengan menggunakan caral ini, departemen atau kantor dapat melakukan sinkronisasi dengan file induk yang disimpan di server perusahaan dan bekerja dengan file yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka.
Sementara penggunaan manajemen data master akan bekerja untuk bisnis dengan ukuran apa pun, manfaat sebenarnya adalah untuk perusahaan besar yang memelihara banyak kantor atau fasilitas produksi.Alih-alih setiap situs membuat dan menggunakan data kunci terpisah, caral manajemen data master memungkinkan semua orang menggunakan file yang sama.Ini membantu untuk mengurangi biaya operasional yang terkait dengan pemeliharaan jaringan, menghilangkan beberapa tenaga kerja yang terlibat dalam mendistribusikan informasi, dan secara umum mengarah ke lingkungan kerja yang lebih efisien untuk semua pihak.
Keindahan manajemen data master adalah bahwa file master dapat dibuat yang menyediakan akses luas ke data kunci, serta file master yang membatasi akses ke data tertentu.Misalnya, manajemen data master dapat digunakan untuk membuat file induk yang memungkinkan tenaga penjualan mengakses data akuntansi tentang akun pelanggan yang ditetapkan untuk setiap tenaga penjualan, sekaligus mencegah akses ke angka penjualan yang terkait dengan klien yang dilayani oleh tenaga penjualan lain.Pada saat yang sama, manajer penjualan regional dapat memiliki akses melalui manajemen data master untuk melihat pendapatan yang ditagih yang dihasilkan oleh semua tenaga penjualan di wilayahnya.Direktur penjualan perusahaan pada gilirannya akan memiliki akses melalui manajemen data master untuk melihat informasi tentang setiap wilayah penjualan dan tingkat produktivitas mereka.