Bagan alir atau flow chart terdiri dari gambar atau grafik yang mewakili serangkaian proses atau sekelompok kegiatan melalui simbol-simbol .
Oleh karena itu, kegunaan utama dari flowchart adalah menunjukkan secara sekilas sebuah proses yang bisa menjadi kompleks.
Dengan cara ini, setiap orang yang terlibat di dalamnya tahu apa pekerjaannya. Dengan ini, dimungkinkan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kemungkinan insiden.
Keuntungan dari diagram alir
Ada beberapa keuntungan dari jenis diagram ini, yaitu sebagai berikut:
Pertama-tama, kesederhanaan. Dalam satu gambar kita akan memiliki informasi yang cukup untuk mengetahui apa yang harus kita lakukan dan membuat keputusan tentangnya.
Kedua, ini memungkinkan kita untuk mengetahui titik-titik di mana masalah mungkin ada dan kita dapat membuat perbaikan yang sesuai a posteriori dan mengimplementasikannya.
Ketiga, memfasilitasi hubungan pribadi antara orang-orang yang terlibat. Untuk alasan ini, dalam kerja tim (termasuk yang virtual) sangat berguna. Masing-masing pihak jelas tentang bagiannya dalam proses.
Keempat dan terakhir, cara merepresentasikan proses ini memudahkan untuk memahami berbagai protokol yang diterapkan di perusahaan.
Cara membuat diagram alir
Ketika kita mencari kesederhanaan dan kejelasan, kita tidak bisa menjadi terlalu rumit. Terkadang, kita menemukan diagram jenis ini yang alih-alih memperjelas, mereka membingungkan. Oleh karena itu, akan lebih mudah untuk mempertimbangkan beberapa rekomendasi dasar:
Rencana . Semua bagian dari rencana. Oleh karena itu, untuk membuat gambaran suatu proses kita harus jelas tentang langkah-langkah yang akan dilakukan. Itu harus sedetail mungkin dan lebih baik jika ditulis.
Pilih . Setelah kita jelas tentang ke mana kita ingin pergi, kita harus memilih jalan. Untuk melakukan ini, kita memutuskan bagaimana kita akan merepresentasikannya, dengan warna, bentuk, atau desain apa. Karena seharusnya tidak hanya sederhana, tetapi juga penting untuk menarik mata.
Jalankan . Langkah ini, mungkin, yang paling relevan. Kita harus menciptakannya dan melakukannya dengan logika. Contoh yang akan kita lihat di akhir adalah kasus sederhana, tetapi proses sebenarnya bisa sangat rumit.
Periksa dan tingkatkan . Seperti segala sesuatu dalam hidup, diagram alur juga dapat ditingkatkan. Oleh karena itu, sebelum mempublikasikannya di perusahaan, disarankan untuk mendengarkan pendapat kedua dan ketiga. Selain itu, begitu diluncurkan, perbaikan pasti harus dilakukan.
Contoh diagram alur
Mari kita bayangkan departemen pemeliharaan yang membuat diagram alur untuk mengetahui apa yang harus dilakukan jika terjadi insiden listrik.
Perusahaan memiliki dua fase keselamatan yang harus diperiksa untuk memperbaiki kesalahan. Tentu saja, ini adalah contoh sederhana untuk menunjukkan cara kerjanya. Sosok itu akan menjadi seperti ini:
Contoh diagram alur
Kita dapat melihat bahwa keuntungan dari diagram alir sudah jelas. Mudah dimengerti, memungkinkan kita untuk mengetahui bagaimana bertindak setiap saat dan, jika kita menambahkan nama-nama mereka yang bertanggung jawab, juga siapa yang harus melakukan apa.